Compreender como funciona a rotina de Departamento Pessoal é uma das tarefas mais essenciais para um profissional de Recursos Humanos. São os profissionais dessa área que garantem que a legislação previdenciária e trabalhista será cumprida, abrangendo processos como admissão, folha de pagamento, relação com sindicatos, pagamento de encargos sociais etc.
Se não fossem eles, as questões burocráticas relacionadas a essas funções seriam desorganizadas e as empresas arcariam com custos ainda mais expressivos, como impostos atrasados. Vale a pena destacar que, com a transformação digital promovida pelas tendências do RH 4.0, o Departamento Pessoal ficou online, promovendo a digitalização da maioria dos processos.
Especialmente após a reforma trabalhista, sancionada em 2017, é necessário conhecer as atividades de DP e sua relevância para a operação organizacional. Se tem dúvidas sobre a atuação desse departamento, esse artigo vai lhe ajudar a esclarecê-las. Confira!
Admissão de funcionários
O processo de admissão é o que ocorre após a aprovação do candidato. Trata-se da formalização da contratação. Para acontecer, o novo colaborador tem a missão de entregar toda a papelada solicitada — que inclui documentos pessoais, comprovante de endereço e escolaridade, cartão de vacina etc. — atualizada.
A empresa tem um prazo para comunicar essas admissões ao Governo, visto que, conforme ela cresce em número de empregados, há impacto na quantia destinada aos impostos e em outras questões, como a quantidade de pessoas com deficiência que devem compor o quadro.
Associada à rotina de admissão, está a gestão de contratos de trabalho. Ao selecionar e admitir um colaborador, a companhia deve definir como vai funcionar a parceria. Existem 6 tipos de contratos de trabalho. Confira quais são eles a seguir.
Por tempo indeterminado
É o mais comum e, como o nome diz, não tem uma data específica para terminar. Sua conclusão pode acontecer por decisão do próprio funcionário ou do empregador, sem aviso-prévio (e com a respectiva multa pela sua ausência).
Por tempo determinado ou temporário
Esses são os modelos que mais exigem atenção do profissional de DP, porque eventuais falhas podem converter o contrato, que inicialmente tinha data para ser finalizado, em indeterminado. De acordo com a lei trabalhista, esse tempo de contrato pode se estender por até 4 anos, sendo renovado a cada dois. Ela é usada em duas situações:
- quando a natureza do serviço justifica a contratação a prazo;
- quando se trata de uma atividade transitória, como nos períodos que demandam uma assistência maior (um exemplo é a rede hoteleira nos meses de janeiro, julho e dezembro).
De experiência
O contrato de experiência é comumente confundido com o temporário, mas entenda que, nesse caso, o máximo de tempo que pode durar é 90 dias. Cabe ao empregado e ao empregador decidirem se ele será prorrogado por período indeterminado ou encerrado antes dos 3 meses.
Trabalho autônomo
A reforma trabalhista flexibilizou bastante a contratação de pessoas jurídicas, isto é, de prestadores de serviço. Em geral, esses profissionais têm um contrato temporário — embora se enquadrem como contrato de trabalho autônomo — por executarem atividades relacionadas a algum projeto pontual. Vale lembrar que não existe vínculo empregatício.
Menor aprendiz e contrato de estágio
Ao ingressar na empresa, o estagiário não tem sua carteira assinada. Isso se aplica pelo mesmo motivo que o trabalho autônomo: não há vínculo com o empregador. O contrato de estágio serve para definir quais são os direitos e deveres do estudante, com data para começar e terminar, em um período máximo de 24 meses.
Já o contrato de menor aprendiz, apesar de também funcionar com prazo determinado (2 anos), conta com carteira assinada, sendo que o vínculo com a empresa depende, sobretudo, do desempenho escolar. Tanto que a jornada de trabalho precisa ocorrer no turno oposto ao das aulas. Seu salário se baseia no mínimo e é calculado de acordo com a quantidade de horas trabalhadas.
Demissão
Em um processo demissional, enquanto o RH foca na humanização, preocupando-se em amenizar o impacto da experiência para o ex-colaborador, o DP é quem lida com os trâmites para desvincular a pessoa da organização. O primeiro passo é o aviso-prévio.
Sendo sem justa causa, o demitido deve ser avisado com uma antecedência mínima de 30 dias — mas esse prazo varia segundo o tempo de empresa, podendo chegar até a 90. Caso a companhia deseje dispensar de imediato o empregado, ele não precisa continuar trabalhando, e deve ser indenizado.
Depois que a pessoa sai da empresa, mais especificamente no primeiro dia útil, o DP deve pagar as verbas de rescisão, que incluem saldo de salário, férias vencidas ou a vencer (proporcionalmente), multa de 40% sobre o FGTS, entre outras.
Esse pagamento é antecipado se o funcionário não for cumprir o aviso trabalhando (ou seja, sendo indenizado). O último passo é remover o cadastro no E-social, comunicando ao governo sobre o desligamento.
Gestão de benefícios
Os benefícios fazem parte de qualquer estratégia de valorização do colaborador. Ao proporcioná-los, o empregador está investindo na melhoria da própria reputação, na redução do absenteísmo e do turn over e, principalmente, no aumento da produtividade, visto que funcionários mais satisfeitos, consequentemente, trabalham melhor.
O gerenciamento desse pacote depende do DP, embora o RH também participe ativamente por meio de, por exemplo, pesquisas de clima organizacional, para avaliar se as pessoas estão gostando e usufruindo do que a empresa proporciona. A prospecção e a negociação com os fornecedores desses benefícios é uma tarefa do Departamento Pessoal, bem como controle, inserção, remoção de beneficiários etc.
Folha de pagamento
Cálculos fazem parte do dia a dia do funcionário de DP, afinal, ele é responsável pela folha de pagamento, que abrange elaboração, conferência e organização de todos os valores relacionados a isso. Estamos falando de férias, décimo terceiro salário, FGTS, INSS e descontos mensais de benefícios.
Um erro nessas fórmulas é capaz de causar sérios prejuízos para a empresa, portanto, é essencial que o responsável por essa atividade seja focado e responsável. Para a composição da folha, depende uma outra rotina de DP: a apuração do ponto eletrônico.
Esse controle avalia como está a frequência dos empregados, impactando diretamente em seu pagamento. Do ponto também dependem as horas extras e compensações. Vale lembrar que o regime de banco de horas, quando existe, também é de responsabilidade do DP.
Controle de férias
A definição do mês de férias fica a critério do trabalhador e de seu gestor, mas o gerenciamento desses afastamentos é função do Departamento Pessoal. Aliás, essa gestão deve ser rígida, pois, sem o devido controle, pode infringir a legislação trabalhista e atrair multas para a organização.
O DP tem que estar atento ao calendário para evitar que as equipes fiquem desfalcadas ou sobrecarregadas. Por isso, o alinhamento com as lideranças é essencial. Elas são as melhores pessoas para dar informações sobre a rotina e demanda do time, selecionando o melhor prazo para que tirem seu merecido descanso.
Os empregados que saem de licença, seja ela qual for e independentemente do prazo, também devem ser gerenciados pelo DP. A parceria com o RH facilita a contratação de mais funcionários, equilibrando o turn over.
Gestão dos impostos
As obrigações tributárias de uma companhia não fazem parte exclusivamente da rotina da área fiscal. É o DP quem garante que as taxas sejam pagas em dia — e também é ele quem responde quando o prazo não é obedecido e o negócio acaba arcando com alguma multa.
Também é tarefa do DP o relacionamento com os sindicatos, ou seja, os órgãos que representam a classe dos trabalhadores. Manter uma relação amistosa é importante para facilitar as negociações e garantir que as duas partes saiam satisfeitas quando há alteração de salário através da convenção coletiva.
Atenção à saúde ocupacional
Além do RH, o Departamento Pessoal trabalha em parceria com a área de Medicina do Trabalho, dando suporte em ações como a SIPAT — Semana Interna de Prevenção de Acidentes de Trabalho. É necessário que o profissional tenha conhecimento, além das funções burocráticas administrativas, em saúde e segurança do trabalho, encarregando-se de verificar e acompanhar as condições ocupacionais.
Assim, quando falamos em cursos de Departamento Pessoal, é comum encontrar entre as opções ou entre as disciplinas abordadas, uma que seja relacionada a esse tema. Vale destacar que o objetivo não é centralizar essas demandas, pois um Técnico ou Engenheiro de Segurança do Trabalho tem suas próprias atribuições, mas o suporte do DP é necessário e até reconhecido pela legislação trabalhista.
Mesmo que as atividades se relacionem, Recursos Humanos e Departamento Pessoal não são a mesma coisa. Por outro lado, essa parceria é essencial para a integração das informações e para tornar a ação de ambos mais estratégica para o negócio.
Conhecer a rotina do Departamento Pessoal de ponta a ponta facilita o trabalho do profissional que atua — ou planeja atuar — nesse setor. É preciso gostar de números e ter facilidade para lidar com pessoas, visto que parte das responsabilidades desse cargo também demandam um relacionamento amistoso, seja com os sindicatos, com os órgãos governamentais, com fornecedores ou com os próprios empregados.
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