Admissão de funcionários: guia para o processo online e offline

Quer saber como otimizar o processo de admissão dos funcionários? Então, veja como proceder nas contratações online e offline!

Quando não é feita com cuidado, a admissão de colaboradores pode ser um processo burocrático e que envolve várias etapas, desde a abertura da vaga até a contratação do candidato. Para que esse processo seja mais assertivo, é preciso manter atenção a duas questões: especializar-se em recrutamento e seleção e ter um bom planejamento.

A contratação de novos colaboradores envolve várias esferas importantes: empresa, que precisa de um bom profissional; governo, que exige o cumprimento da lei; e colaborador, que busca o suporte necessário para se integrar às equipes.

Se você trabalha no setor de RH e precisa conduzir o processo de admissão de colaboradores, continue a leitura e descubra como isso pode ser feito na prática!

O que é admissão de funcionários?

A admissão de funcionários é a metodologia utilizada para padronizar a contratação de talentos, mantendo uma conduta ética para viabilizar a prestação de serviços — seja pessoa física ou pessoa jurídica. 

Existem diversos tipos de contrato de trabalho, inclusive o verbal para a prestação de serviço. E todos eles acontecem a partir da escolha de um colaborador.

Entretanto, os aspectos jurídicos e outras questões precisam fazer parte do recrutamento e seleção, como perfil que a empresa busca, situações administrativas de como selecionar o melhor profissional e a sua integração junto à equipe.

Portanto, quando surge a necessidade de contratar, existem uma série de ações que são essenciais para evitar erros.

Cabe ao RH otimizar os processos minimizando os custos (recursos, esforço, tempo etc.) e ampliando os resultados (competências agregadas, adaptação do profissional, redução do risco jurídico etc.).

Como se dá o processo de admissão?

Saber como melhorar o processo de admissão é fundamental para reduzir custos e otimizar os indicadores de recrutamento e seleção. Além disso, em meio a tantas atividades e regras para obter o sucesso na contratação ou recontratação de colaboradores, o planejamento e o conhecimento como um todo é fundamental. Por isso, listamos, a seguir, diversas etapas do funil de recrutamento que podem ser observadas. Confira!

Defina o perfil profissional

Quando uma empresa apresenta a necessidade de abertura de uma vaga de emprego, é fundamental ter o perfil de profissional desejado antes de torná-la disponível à candidatura. Da mesma forma, as atribuições daquela função precisam estar descritas e documentadas.

Assim, fica mais fácil identificar as habilidades técnicas e comportamentais que devem ser exigidas na hora da contratação. Quanto mais detalhadas as informações do cargo e do perfil de colaborador, maiores serão as chances de receber apenas currículos de profissionais que se enquadram.

Faça a abertura e a descrição da vaga

Estando com o perfil bem definido, chega a hora de anunciar a vaga. Busque ter clareza nas informações do anúncio e inclua uma breve descrição sobre a empresa e a vaga — local de trabalho, benefícios, regime de contratação, pretensão salarial, entre outros.

Além da descrição, é importante escolher o canal em que a vaga será divulgada, pensando em fazer com que o maior número de pessoas possível tenha acesso a ela. Portanto, explore os canais próprios da empresa e divulgue nas melhores plataformas de anúncios de vagas.

Use a tecnologia para automatizar seus processos de contratação

Fazer o uso de ferramentas que automatizam o processo de seleção dos currículos pode ser uma alternativa segura e que aumenta a produtividade. Por isso, vale procurar as melhores soluções para implementar no departamento de RH.

Por exemplo, a Catho oferece planos com soluções que facilitam na hora de encontrar profissionais, e os recrutadores podem utilizar a Inteligência Artificial para aprimorar a criação da descrição das vagas e identificar a compatibilidade e interesse dos candidatos nas oportunidades da empresa.

Também é possível utilizar a tecnologia para organizar as informações pessoais e de desempenho de profissionais que já são colaboradores. Assim, abre-se um outro tipo de recrutamento, o interno.

Realize a entrevista dos candidatos 

Após ter selecionado os currículos dos colaboradores que apresentam um perfil adequado à vaga, chegou a hora de marcar as entrevistas para dar continuidade ao funil de recrutamento.

Nessa etapa, avaliar as experiências profissionais e o perfil do candidato é importante, mas, além disso, é essencial que haja perguntas específicas e direcionadas. Busque sempre manter o foco. 

Apresente as políticas e a cultura da organização, deixando claro para o candidato quais são os valores pelos quais a empresa preza. Isso vai permitir saber se ele tem os mesmos valores, ideias e conceitos, contribuindo para o entrosamento e o engajamento com a equipe a qual pertencerá.

Ofereça feedback para os candidatos

Ao concluir todos os passos da admissão, é importante o contato com os demais candidatos, dando um feedback sobre a conclusão do processo e os motivos que fizeram com que eles não fossem selecionados. 

Esse é um ato de empatia e respeito que a empresa tem com o profissional, afinal de contas, ninguém gostaria de participar de um processo tão sério e ainda não ser informado sobre os andamentos. Além disso, não oferecer um feedback traz uma imagem negativa para a organização e isso pode impactar nos próximos processos seletivos.

Como tornar o processo de contratação mais eficiente?

Aplicar todos os passos explicados anteriormente já tende a tornar o processo seletivo mais eficaz. Porém, existem mais algumas dicas que podem trazer produtividade para o setor de RH e, por isso, é válido aplicá-las. Entre as principais, estão:

• identifique as necessidades da empresa;
• faça um bom alinhamento interno para que o processo seletivo possa fluir bem;
• use um processo de recrutamento adequado para a vaga;
• invista em uma boa triagem de currículos;
• tenha um tempo para fazer o planejamento nas entrevistas e obter respostas que ajudem na seleção;
• seja transparente com os candidatos para evitar frustrações;
• ofereça mentoria para o time de recrutamento.

A partir desses pontos, você consegue reduzir o tempo gasto na admissão e também os custos associados a tais processos.

Quanto tempo demora a admissão?

O tempo que um processo de admissão leva para ser encerrado varia de acordo com o tipo de vaga que precisa ser ocupada, a quantidade de etapas, o número de candidatos e a disponibilidade dos profissionais.

Não podemos definir um tempo fixo, pois nesses processos podem acontecer imprevistos, mas podemos afirmar que, quanto mais rápido e eficiente os processos acontecerem, melhor.

O que é necessário para admissão de um funcionário?

Ter um bom processo de admissão garante uma melhor integração do novo membro da equipe e também segurança jurídica para a empresa. Inicialmente, é necessário fazer o contato com o candidato selecionado e redigir a oferta de emprego.

Após firmar o compromisso, a empresa deve enviar a proposta contendo a lista de documentos, o prazo para apresentá-los, data do exame admissional e de início das atividades, condições da contratação e um aviso de que o não cumprimento acarreta a possibilidade de desistência da oferta.

A comunicação deve ser feita de modo a registrar a data de envio. Caso seja feita por meio de um documento impresso, guarde uma cópia com rubrica de recebido. Isso é necessário para evitar problemas entre a oferta e a assinatura da carteira de trabalho.

Quais são os processos de admissão?

Além das etapas listadas no tópico anterior, também é preciso seguir alguns processos que vão garantir formalização e tranquilidade para a sua empresa. Explicamos alguns deles a seguir. Confira!

Elabore o contrato

A relação contratual pode ser registrada na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) apenas em caso de contratação via regime CLT. Entretanto, é importante produzir um contrato que contenha todas as condições acordadas para complementar as informações da Carteira de Trabalho.

O documento deve conter informações de remuneração, jornada de trabalho, data de admissão, tipo de contratação e direitos e deveres das partes. Tudo isso deve ficar de acordo com o previsto em lei. 

Vale lembrar que existem os benefícios que são opcionais da empresa, mas que também devem ser incluídos no contrato. Esse documento também é uma oportunidade de informar as regras de conduta da empresa.

Realize as anotações na CTPS

As informações mais relevantes do contrato também devem aparecer na Carteira de Trabalho. Conforme estabelecido pela Lei 13.874/2019, a empresa tem 48 horas a partir do recebimento do documento para registrar:

• informações do empregador;
• cargo;
• CBO (Classificação Brasileira de Ocupações);
• localização do colaborador nos livros da empresa;
• data de admissão;
• remuneração;
• condições especiais.

Cadastre a admissão no eSocial

O cadastramento no eSocial é obrigatório, pois é por meio desse cadastro que o colaborador terá a segurança referente aos seus benefícios quanto trabalhador, como aposentadoria, previdência, bonificação do PIS, entre outros.

Além disso, para o Estado, o cadastro servirá para cobrança de impostos, declaração do Imposto de Renda, informações importantes para medir o IDH (Índice de Desenvolvimento Humano) etc.

Quais são os documentos que a empresa deve solicitar do novo colaborador?

No decorrer de todo o processo de seleção e contratação, são solicitadas informações e, no momento da contratação, é necessária a entrega de todos os documentos para preenchimento do eSocial e dos registros internos da empresa. Os principais são:

• carteira de trabalho digital;
• documentos pessoais, como RG e CPF;
• título de eleitor;
• comprovante de residência.
• número de inscrição no PIS/Pasep;
• comprovante de escolaridade;
• certidão de nascimento ou de casamento;
• certificado de dispensa de incorporação, para homens;
• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
• certidão de nascimento e carteira de vacinação dos filhos, caso tenha.

Vale destacar que a empresa jamais deve solicitar informações que possam constranger o colaborador, tais como exame de HIV, declaração do SPC ou Serasa, teste de gravidez, entre outros que possam criar algum tipo de desconforto.

Quais são as diferenças entre processo de admissão online e offline?

O recrutamento digital — ou online — é parecido com o tradicional, sendo que a principal diferença está na forma como as etapas acontecem. Como o próprio nome diz, a admissão digital acontece inteiramente online. Dessa forma, o profissional contratado envia seus documentos digitalizados para o RH, sem a necessidade de ir à empresa. 

Esses documentos ficam armazenados e organizados em um software de admissão digital. Essa metodologia é utilizada de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Esses formatos também diferem quanto ao acesso e alcance das vagas, uma vez que o ambiente digital permite que sua empresa entreviste pessoas de qualquer região que tenham interesse na vaga. Também vale destacar que o processo de seleção online tende a ser mais rápido e menos custoso para a organização.

Por que optar por um processo de seleção online?

Assim como em outras áreas, no RH, a tecnologia abriu as portas para processos mais ágeis e simples, desburocratizando as etapas obrigatórias sem ferir os aspectos legais, ao mesmo tempo em que traz economia de tempo e dinheiro. 

Além disso, as ferramentas de recrutamento online são inteligentes, aumentando a possibilidade de acertar no candidato ideal não só para o perfil da vaga, mas para o perfil da empresa como um todo. Afinal, esse é outro ponto positivo da tecnologia: facilitar a tomada de decisões e fazer com que elas sejam um sucesso.

Portanto, podemos elencar os três principais benefícios de apostar na admissão digital:

1. redução de custos para todos os envolvidos no processo seletivo;
2. aumento da produtividade dos recrutadores e da equipe que está esperando o novo colaborador ser recrutado;
3. maior engajamento interno, pois as vagas ficam menos tempo em aberto, diminuindo as chances de sobrecarregar os colaboradores.

Como a Catho atua nesse contexto?

Com mais de 20 anos de atuação no mercado, a Catho oferece soluções de recrutamento para as empresas encontrarem os candidatos de forma mais rápida e fácil. São diversas ferramentas como:

• anúncio de vagas gratuito e ilimitado; e 
• planos que variam conforme a necessidade dos recrutadores.

Nesse sentido, ao contratar um plano da Catho para ajudar no RH da empresa, é possível aproveitar alguns benefícios, como os que seguem:

• publicação de vagas ilimitada;
• inteligência Artificial do ChatGPT para auxiliar na criação da descrição de vagas que atraem os melhores candidatos;
• lista de candidatos com maior compatibilidade e interesse comprovado na sua vaga em até 72 horas; 
• busca de currículos com mais de 12 milhões de candidatos engajados na busca por emprego;
• candidatos pré-avaliados em Inglês, Excel e Raciocínio Lógico; e
• consulta de médias salariais e de benefícios praticados pelo mercado.

Agora você já sabe tudo sobre o processo de admissão online e offline e tem condições de apostar em um recrutamento inteligente para potencializar os resultados do capital humano do negócio!

Afinal, esse é o grande trunfo de toda empresa de sucesso: investir em processos de recrutamento e seleção de qualidade para obter uma admissão ágil e precisa. Ao investir nesses cuidados, é possível aumentar a produtividade do time, reter talentos e ter ainda mais facilidade durante a contratação de novos membros da equipe.

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