O quadro de funcionários é a soma de empregados que uma organização tem contratada. Envolve também o cargo que cada um ocupa na hierarquia e as demandas executadas em seus departamentos.
Demissões, férias e licenças diminuem esse quadro e podem gerar prejuízos para o negócio quando não são efetivamente gerenciados. Isso acontece porque um número reduzido de colaboradores facilita a sobrecarga e, consequentemente, a queda na produtividade.
Você tem dúvidas sobre como elaborar o seu quadro de funcionários e deseja entender melhor qual a sua importância para a gestão de pessoas? Então, acompanhe este artigo para evitar problemas no seu negócio!
O que é quadro de funcionários
O quadro de funcionários é a soma de contratados que uma organização tem, formando seus times de talentos. Ele também é um método de gerenciamento que assegura aos gestores constatar o número de indivíduos em cada setor e o cargo que cada um ocupa na empresa.
Desse modo, fazer o acompanhamento do quadro de funcionários é uma forma de mapear os profissionais de cada área e compreender como eles colaboram para o negócio.
Para realizar esse tipo de gerenciamento, é possível adotar algumas ferramentas, como softwares específicos ou plataformas digitais, que organizam a hierarquia conforme unidades de negócio, setores e lideranças.
As planilhas podem até ser utilizadas. Porém, dependendo do número de colaboradores, elas dificultam a gestão de pessoas, possibilitando maior incidência de erros.
Para que serve o quadro de funcionários
O quadro de funcionários serve para gerenciar as informações sobre todos os colaboradores da empresa. Esse recurso é útil não só para o departamento de RH, como também para as lideranças e a diretoria. Afinal, ele mostra a disposição e a realidade da empresa.
Uma das serventias do quadro de funcionários está relacionada à contratação. Antes de buscar um talento no mercado, o departamento de RH pode verificar internamente perfis de profissionais habilitados para ocupar a vaga disponível. A partir daí, convidá-los para um processo de recrutamento interno.
Essa prática de recrutamento é muito benéfica, pois reduz custos e tempo para adaptação. Ela pode ser realizada com muita eficiência quando o RH conta com um quadro de funcionários atualizado e estruturado.
A ferramenta também colabora com a elaboração de estratégias para implantação de um plano de carreira. Assim, assegura aos colaboradores oportunidades de crescimento na empresa.
Ao viabilizar uma visão efetiva do atual cargo de cada profissional, os quadros organizados e atualizados mostram os caminhos a serem seguidos na busca pelo desenvolvimento de cada funcionário.
Assim, esse método poderá ser útil para a empresa se manter atrativa e capaz de reter seus talentos, sem perdê-los para o mercado.
Como compor um quadro de funcionários
Para compor um quadro de funcionários:
- indique o setor de atuação do profissional;
- aponte a função exercida;
- informe o nome do colaborador;
- inclua a data de contratação;
- incorpore os dados de escala e jornada de trabalho, caso se aplique ao funcionário;
- mantenha as informações de admissões e demissões sempre atualizadas.
Desenvolver um quadro de funcionários é uma atividade que pode ser simples. Afinal, trata apenas de organizar as informações dos profissionais, suas responsabilidades e outros detalhes pertinentes à hierarquia da empresa e aos sistemas de gestão utilizados.
No entanto, isso não quer dizer que não seja trabalhoso, principalmente se a companhia tiver uma grande quantidade de funcionários e as informações estiverem desorganizadas.
Como otimizar o quadro de funcionários
Organizar um quadro de funcionários adequado pode ser considerado o pontapé inicial para estabelecer uma cultura organizacional de alta performance no seu negócio.
A seguir, veja algumas dicas de como otimizar o quadro, a produtividade e o desenvolvimento de habilidades como a liderança e o trabalho em equipe.
1. Mantenha clareza na cultura da empresa
Os colaboradores não devem ter conhecimento somente sobre o plano de carreira. É necessário que todos os valores da organização estejam alinhados desde a contratação.
Isso impede de haver surpresas desagradáveis, sendo também uma ótima chance para os novos funcionários se adaptarem à realidade da empresa.
2. Respeite a individualidade dos colaboradores
Cada profissional tem características particulares, sonhos, expectativas e habilidades, e isso deve ser respeitado pela empresa.
Um quadro de funcionários é mais eficiente quando cada um dos colaboradores se sente parte importante da empresa. Portanto, fazer com que se sintam assim poderá garantir comprometimento e engajamento das equipes no ambiente laboral.
3. Invista na comunicação interna
Manter a comunicação aberta ao diálogo melhora as relações entre a empresa e o empregado, além de criar um vínculo forte. É importante ouvir os funcionários, pois essa ação pode ser um dos pilares de uma boa gestão.
4. Valorize e recompense os funcionários
Qualquer pessoa gosta de se sentir valorizada e prestigiada por realizar um trabalho de qualidade. Em um ambiente empresarial não é diferente.
Uma ótima estratégia para valorizar os empregados é oferecer remuneração equiparada com o mercado, plano de benefícios, bonificações conforme a produtividade, entre outros.
Benefícios de um quadro de funcionários
A importância de um quadro de funcionários é mensurada pelos benefícios que ele pode trazer para a organização. Por isso, listamos, a seguir, algumas das principais vantagens de desenvolvê-lo. Confira!
Redução da taxa de rotatividade de funcionários
Diminuir as taxas de turnover de uma empresa é essencial. Principalmente porque a entrada e a saída constantes de profissionais resultam no aumento dos custos.
Toda vez que um profissional é desligado existem custos, como o de rescisão. No entanto, há também os gastos com as novas contratações, envolvendo recrutamento e treinamento do novo colaborador.
Paralelamente, manter a baixa rotatividade na empresa é positivo para o clima organizacional e para a alta performance das equipes. A elevada rotatividade cria um clima de incerteza e insegurança nos colaboradores, tornando-os menos engajados.
Além disso, outros integrantes da equipe ficam sobrecarregados e, assim, reduzem a produtividade do serviço.
Por essa razão, é fundamental contar com um quadro de funcionários atualizado para fazer o acompanhamento da rotatividade. Caso perceba que está alta, será mais fácil realizar ações para mudar esse cenário.
Aumenta a produtividade das equipes
Manter o quadro de funcionários bem estruturado e atualizado influencia diretamente na produtividade das áreas e de suas equipes.
É importante que os líderes façam um acompanhamento próximo de todos os profissionais que fazem parte do quadro de funcionário. Além disso, que procurem motivar os colaboradores a atuarem com mais engajamento. Para isso, é importante lembrar que a comunicação é essencial.
Desse modo, a companhia também permite a comunicação entre a alta gestão (diretores) e os empregados. Com isso, terá como resultado uma melhora no clima da empresa.
Ajuda a evitar acúmulo de função
Atualmente, muito se diz da importância de contar com funcionários polivalentes ou multifacetários. Porém, é importante saber que responsabilizar uma mesma pessoa com diversas demandas pode levar a equipe a muitos prejuízos.
Por isso, é importante ter um quadro de funcionários organizado adequadamente, com responsabilidades bem determinadas e possíveis remodelações planejadas. Assim, a probabilidade que aconteça o acúmulo de função é reduzida, fazendo com que as equipes atuem com a tranquilidade necessária para a realização perfeita das funções.
Avaliação eficaz sobre quais setores precisam de mais pessoas
Com a rotina muitas vezes apertada, os líderes dificilmente conseguem fazer uma análise eficiente para compreender quais áreas necessitam de um aumento no número de colaboradores.
No entanto, se há um quadro de funcionários organizado, a possibilidade de ter essas informações com mais facilidade acaba sendo muito maior. Além disso, aumenta a eficácia na hora de contratar.
Quando expandir ou reduzir o quadro de colaboradores
É necessário expandir o quadro de colaboradores quando o número atual de empregados não é suficiente para atender as demandas do setor. Já a redução ocorre em decorrência de crises financeiras ou internas.
Seja qual for o porte da empresa, é comum que haja, em algum momento, a necessidade de aumentar ou diminuir o quadro de colaboradores. Os sinais que podem mostrar a necessidade de expandir são os atrasos no atendimento de prazos, o aumento de horas extras, sobrecarga de trabalho e absenteísmo.
Já as crises que levam a reduzir o quadro de funcionários podem ter origem em fontes externas, como a economia, ou internas, como falta de demandas.
Tanto para aumentar quanto para reduzir o quadro de funcionários, é primordial que os gestores tenham uma atuação estratégica. Para isso, deve-se relacionar os custos que farão parte dos processos e de que maneira essa ação vai impactar nos colaboradores da empresa.
Como vimos, é perceptível a importância de desenvolver um quadro de funcionários como método estratégico de gestão de pessoas e para as tomadas de decisão. Entretanto, mais importante que montar um quadro de funcionário, é manter o colaborador engajado, satisfeito e produtivo!
Não podemos esquecer da importância de uma gestão de pessoas estratégica em processos importantes. Por exemplo, recrutamento, organização e gestão do quadro de funcionários e desenvolvimento do capital humano.
Inclusive, se você quer saber mais sobre alguns processos desenvolvidos pelo RH, veja o conteúdo sobre os tipos de recrutamento que preparamos.
