Descrição de cargos: 15 dicas para elaborar um eficiente!

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Para que o setor de Recursos Humanos possa selecionar os candidatos mais adequados para as vagas em aberto, é essencial contar com uma descrição de cargos eficiente. A descrição é um documento em que são expostos todos os requisitos para o preenchimento de uma vaga, apresentando as responsabilidades e atribuições de cada profissional.

A elaboração do descritivo de cargo também é a base para outras atividades na empresa, como plano de cargos e salários, auditoria e análise de desempenho. Assim, é essencial que o documento explique quais são as tarefas a serem executadas e seja feito a partir de critérios, alinhado com a atual realidade do negócio.

Quer saber como fazer uma descrição de cargos eficiente? Confira, a seguir, 15 dicas que separamos sobre o assunto!

1. Crie um título atraente

O nome dado ao cargo deve ser muito bem pensado para atrair os candidatos mais alinhados à vaga e, por isso, merece uma atenção especial. No entanto, é importante ter atenção para evitar cair no erro comum de engrandecer a vaga com nomes bonitos, ou dar um título sofisticado demais.

O mais indicado é criar um nome objetivo e que, de fato, descreva qual função será desempenhada. Outro fato importante é respeitar o organograma da empresa. Caso tenha dificuldade em encontrar ou criar um título para a vaga em questão, você pode consultar as lista de cargos da Catho e pesquisar o nome que mais se aproxima das atribuições do cargo em aberto.

2. Faça uma descrição clara

Uma comunicação clara é muito importante para atrair os candidatos certos. Para isso, você deve fazer uma descrição objetiva. No entanto, evite generalizações e abordagens muitos resumidas. Traga as informações mais relevantes, com a descrição do cargo detalhada, para que o candidato possa entender se a posição em aberto se encaixa no perfil dele.

Tenha em mente que, ao descrever as funções profissionais, é fundamental explicar bem quais tarefas serão realizadas e quais são as habilidades necessárias para ingressar no cargo. A descrição deve ser o mais funcional possível para atrair os talentos mais alinhados ao perfil esperado.

3. Defina a missão do cargo

Destacar qual é o principal objetivo do cargo é fundamental para atrair as pessoas mais qualificadas para a vaga e fazer uma correta gestão de currículos. Para isso, o ideal é que o descritivo do cargo traga informações relevantes, contando por que ele existe e qual é a sua abrangência dentro da empresa.

A descrição da missão do cargo pode envolver as seguintes perguntas:

Qual é o objetivo da vaga?
Para que a função existe dentro da empresa?
Quais são as expectativas em relação aos resultados que o profissional deve apresentar?
Quais são as limitações ou potencialidades que o cargo oferece?

A missão representa, portanto, a principal informação que o candidato terá sobre o que será feito e o que se espera ao ingressar na vaga descrita. É importante que seja bem detalhada para que os profissionais não levem tais dúvidas para a etapa do processo de recrutamento e seleção.

4. Pense nos requisitos desejáveis

Um dos pontos centrais dos descritivos de cargos é definir os critérios obrigatórios para as vagas. Para isso, é essencial fazer os alinhamentos entre conhecimento, habilidades, atitudes e perfil comportamental.

Portanto, é interessante criar uma lista com os atributos exigidos pelo cargo. Para definir, é necessário identificar, em primeiro lugar, quais são as expectativas da vaga. A indicação é fazer uma reunião com a gerência da oportunidade para coletar informações importantes sobre a função.

5. Descreva as competências técnicas

As competências técnicas são necessárias para garantir que o profissional tenha o conhecimento esperado para realizar as atividades do cargo. Elas dizem respeito a:

formação acadêmica;
fluência em idiomas;
experiência anterior;
habilitação para manuseio de máquinas e equipamentos;
treinamentos e cursos já realizados.

Descrever as competências, tanto técnicas quanto comportamentais, é fundamental para detectar se o candidato tem as habilidades necessárias para assumir a vaga. Isso também ajuda o setor de RH a selecionar os profissionais com mais critério, tornando o processo muito mais dinâmico e ágil.

6. Aborde as soft skills desejadas

Assoft skills dizem respeito àshabilidades comportamentais, sendo muito valorizadas pelas empresas. Isso porque elas são competências que o indivíduo adquire ao longo da vida, representando seus maiores diferenciais profissionais.

Ao fazer o descritivo do cargo, é fundamental que as soft skills sejam expostas. Quanto mais elevado for o cargo, mais competências comportamentais são esperadas. Entre as mais valorizadas pelo mercado de trabalho, podemos citar:

boa comunicação interpessoal;
pensamento criativo;
resiliência;
liderança;
capacidade de lidar com conflitos;
disciplina;
inteligência emocional;
proatividade;
empatia;
criatividade.

Ou seja, quanto maior a quantidade de soft skills, mais chances um candidato pode ter em diferentes setores e funções no mercado de trabalho.

7. Estabeleça o método para a coleta de dados

Para fazer um eficiente descritivo de cargos, considere utilizar diferentes métodos de recolhimento de informações. Cada técnica apresenta vantagens e desvantagens que devem ser consideradas pelo setor de RH. Portanto, o primeiro ponto é entender como serão coletados os dados para realizar a análise das vagas.

Temos três metodologias mais utilizadas para fazer esse trabalho. Veja a seguir:

Observação local

Essa metodologia é ideal para fazer o descritivo de cargos de atividades operacionais ou mais simples. Para preparar o documento, você pode fazer observações das atividades dos funcionários. A desvantagem desse método é que ele exige bastante tempo para a sua execução, mas facilita a compreensão de cada atividade.

Geralmente, a observação local é adotada para cargos cujas funções envolvem operações manuais ou tarefas simples e repetitivas. Mesmo assim, a técnica permite compreender quais são as responsabilidades e habilidades necessárias para os profissionais.

Questionário

O método do questionário é realizado utilizando o preenchimento de um formulário-padrão, que pode ser elaborado com antecedência. Apesar de ser uma metodologia ágil e barata, podem ocorrer vários equívocos, pois depende da opinião de profissionais que estão alheios às técnicas de descrição de cargos.

É um método extremamente rápido para obter informações, sendo bastante econômico. No entanto, dificilmente apresenta boas descrições e especificações dos cargos, uma vez que o preenchimento é incorreto e incompleto.

Entrevista

A entrevista é a metodologia mais usada pelos profissionais de RH nas empresas. Ela consiste em entrevistar um colaborador que já exerce a função que será aberta, sendo uma etapa orientada por um profissional de RH. Se conduzida da forma correta, é capaz de apresentar informações precisas e confiáveis.

A desvantagem desse método é o custo, já que requer a presença de um profissional especializado para orientar os trabalhos. Mesmo assim, a técnica é bastante eficiente, já que demonstra dados verídicos do comportamento e das atribuições dos profissionais.

8. Identifique necessidades particulares do cargo

Toda empresa tem as suas particularidades, e não é diferente quando a questão se trata dos cargos. Por isso, quando fizer a descrição, esses pontos devem ser evidenciados, a fim de tornar o descritivo do cargo o mais completo possível. Alguns exemplos de particularidades do cargo são:

responsabilidades gerenciais;
dimensão das atividades;
certificações específicas;
condições de trabalho;
possíveis riscos ocupacionais;
relacionamento com clientes.

Para um engenheiro de produção, por exemplo, é um grande diferencial ter certificações relacionadas à qualidade, como Seis Sigma. Avalie cada caso e veja quais questões devem ser evidenciadas na descrição de cargo.

9. Atualize a descrição constantemente

Para acompanhar as tendências do mercado e o surgimento de novas tecnologias, é necessário que a descrição do cargo seja atualizada com certa periodicidade, o que assegura que o documento não fique desatualizado. Para fazer essa atualização, é fundamental verificar quais atividades ainda são necessárias e quais podem ser excluídas ou incluídas no documento.

Com isso, você garante a atualização dos dados, ação fundamental para atrair os talentos que poderão contribuir de forma ativa para o desenvolvimento e crescimento da organização. A ação, considerada preventiva, auxilia os gestores a lidar melhor com as mudanças organizacionais, agindo conforme as necessidades e tendências do mercado de trabalho.

10. Acerte na formatação da descrição

Após realizar todo o levantamento das informações necessárias para uma descrição de cargos eficiente, é preciso detalhar melhor cada elemento e formatar o documento de acordo com a cultura organizacional da companhia. Isso porque é essencial que a empresa se preocupe com a imagem que transmite para os profissionais que estão em busca de uma melhor colocação.

Quanto mais clara for a descrição e a formatação do cargo, mais chances o processo de recrutamento tem de atingir os resultados esperados. Além do setor de RH, é interessante que mais colaboradores participem do descritivo, já que determinadas vagas exigem conhecimento, formação e experiência específicos de cada área de especialização.

11. Não reutilize descrições de vaga

Existem alguns erros comuns ao descrever os cargos que podem acabar prejudicando a seleção dos candidatos ideais. Reutilizar descrições anteriores, por exemplo, não é uma ação adequada, uma vez que as posições evoluem com o tempo e não conseguem acompanhar as tendências do mercado de trabalho.

Para evitar esse erro, os colaboradores do RH precisam analisar quais são as atuais ferramentas, práticas e qualificações necessárias para um profissional da vaga a ser lançada. Reutilizar a mesma descrição, ano após ano, não é uma estratégia inteligente, pois a empresa pode acabar atraindo candidatos com o perfil errado.

12. Apresente a cultura da empresa

Um dos grandes objetivos do descritivo de cargos é, justamente, apresentar a cultura da companhia aos candidatos. É uma maneira que o setor de RH tem de transmitir os valores e a missão do negócio, facilitando como um todo a compreensão do que o empreendimento espera de um colaborador em termos de responsabilidades, habilidades e competências.

Ou seja, a ideia é esclarecer tanto as atividades a serem desempenhadas quanto alinhar as expectativas dos profissionais de determinada vaga. Essa é uma excelente estratégia para atrair os colaboradores com o currículo e o perfil esperado. A descrição da cultura da empresa pode ser elaborada pela liderança e adaptada pela gestão de RH.

13. Aponte qual é a remuneração e carga horária

O valor da remuneração do cargo e a carga horária são informações fundamentais que devem constar na descrição. Muitas vezes, acontece de alguns candidatos serem atraídos pela vaga, mas acabam descobrindo apenas no dia da entrevista qual o salário pretendido para o cargo em questão, ou que o período do expediente compromete os dois turnos do dia do profissional.

Esses erros não podem ser cometidos pelo setor de RH. Isso pode atrasar o recrutamento e tornar o processo ainda mais lento e burocrático. Por isso, a importância de ter uma comunicação simples, clara e objetiva, transmitindo todas as informações necessárias, antes mesmo de receber os currículos.

14. Esclareça informações sobre benefícios

Outro ponto essencial é esclarecer todas as questões sobre os benefícios oferecidos pela empresa, como vale-alimentação, vale-transporte, auxílio para combustível, entre outros. Igualmente, esses dados não podem ser negligenciados, inclusive, porque alguns deles são previstos em contratos CLT.

Assim como o valor da remuneração e a carga horária, detalhe bem quais são os benefícios disponíveis e quais diferenciais os colaboradores da empresa recebem ao integrar a equipe corporativa. Essa também é mais uma maneira de ter a atenção de profissionais com um currículo que pode agregar mais valor ao time do negócio.

15. Não se esqueça da opinião do gestor

Ao finalizar o descritivo da vaga a ser divulgada, o setor de RH precisa encaminhar aos gestores o documento para confirmar que todas as informações estão bem detalhadas e alinhadas às necessidades da empresa. Ainda é interessante convidar os líderes para a fase de seleção e entrevista, para ter um resultado ainda mais satisfatório no processo.

A opinião dos gestores é essencial, já que eles contam com ampla experiência e podem auxiliar na indicação dos candidatos ideais para as necessidades do cargo em questão. Portanto, sempre que possível, convide-os à participação e peça a opinião para construir um recrutamento impecável.

Diante de tudo que foi exposto, tenha em mente que é fundamental padronizar a descrição de todos os cargos da empresa, seguindo um único modelo. Dessa forma, você garante a uniformização dos processos, principalmente aqueles relacionados a uma política de cargos e salários. No vídeo abaixo, você pode entender como fazer uma descrição de cargos de maneira eficiente.

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