A gestão de colaboradores envolve uma série de processos burocráticos, que vão desde os trâmites relacionados à admissão de um novo talento até cálculo de férias e benefícios. O Técnico em Departamento Pessoal (DP) é uma figura imprescindível para o bom funcionamento e cumprimento das obrigações trabalhistas de uma empresa.
Ao gerenciar a documentação dos funcionários, esse profissional desempenha um papel fundamental na garantia da conformidade da organização com as regulamentações. Além disso, atua como intermediário na comunicação entre empregado e empregador, facilitando a resolução de dúvidas relacionadas a salários, escalas e outros aspectos legais que regem a rotina de trabalho.
Quer saber mais sobre esse cargo? Neste post, vamos abordar quais são as atividades exercidas pelo Técnico de Departamento Pessoal. Confira!
O que é um Técnico em Departamento Pessoal?
O Técnico em Departamento Pessoal é o profissional responsável pela gestão das atividades burocráticas do setor de Recursos Humanos (RH) das empresas. A sua especialidade é cuidar de todas as questões administrativas e legais relacionadas aos colaboradores, a fim de manter a empresa alinhada à legislação e às normas trabalhistas.
O trabalho envolvido nessa profissão não se resume a gestão de documentos, pois também inclui o suporte ao funcionário para esclarecer quaisquer questionamentos sobre os seus direitos e obrigações na organização.
Embora muitas vezes o Técnico em DP seja considerado o mesmo que o Técnico em RH, é importante ressaltar que não se trata da mesma coisa. O primeiro lida, principalmente, com questões administrativas e legais, como registro de colaboradores e folha de pagamento. Já o segundo se concentrar nas relações interpessoais e questões estratégicas de gestão de pessoas, como treinamento e desenvolvimento de talentos e cultura organizacional.
Qual é a importância desse profissional para as empresas?
A atuação do Técnico em Departamento Pessoal impacta diretamente o sucesso da empresa. Isso porque, ao assegurar o cumprimento das leis trabalhistas e a adequação aos órgãos regulatórios, o profissional evita que a organização enfrente processos trabalhistas sofra penalidades legais, como multas por descumprimento de regulamentos.
Portanto, ele contribui ativamente para a preservação da imagem da empresa enquanto marca empregadora, além de reduzir vulnerabilidades que poderiam desencadear custos significativos, como o pagamento de indenização a colaboradores que se sintam lesados pelo empregador.
A oferta de suporte aos funcionários elimina dúvidas e desconfianças, o que, por sua vez, facilita a criação de um ambiente de trabalho mais harmonioso e produtivo. Esses fatores influenciam positivamente na satisfação e bem-estar da equipe como um todo, gerando um ambiente de trabalho mais saudável e colaborativo.
Quais são as funções do Técnico em Departamento Pessoal?
A rotina do departamento pessoal compreende desde a organização dos documentos de um novo talento que acabou de ser aprovado no processo de recrutamento e seleção (R&S) até o cálculo dos valores devido a um funcionário demitido. Entenda, a seguir, quais são as funções desse profissional.
Processo de contratação
Os profissionais aprovados no R&S de uma vaga são encaminhados para a etapa da admissão. É aí que entra em cena o Técnico em Departamento Pessoal, que vai solicitar os documentos de identificação, comprovantes de escolaridade e qualidade do colaborador.
Ele garante que os formulários de admissão sejam preenchidos corretamente, orienta sobre as questões fiscais, bancárias e de benefícios, para o novo contratado receber o seu salário sem transtornos. Também é sua responsabilidade agendar o exame admissional a fim de verificar a saúde do funcionário antes de assumir o cargo na empresa.
Folha de pagamento e benefícios
A gestão da folha de pagamento é uma das principais tarefas executadas pelo Técnico em DP, que demanda tempo e concentração, o que se deve ao seu nível de complexidade.
Essa atividade requer a realização de cálculos e possíveis variáveis, como salário-base, horas trabalhadas, horas extras, descontos legais, faltas, licenças, e contribuições sindicais.
Nesse processo, também está inclusa a gestão de benefícios, como vale-alimentação, vale-refeição, plano de saúde e vale-transporte. Para tanto, é feita a manutenção dos pacotes de benefícios, bem como a destruição destes conforme as políticas da organização e regulamentações legais.
Cumprimento de leis trabalhistas
Faz parte das atribuições do departamento pessoal gerir a documentação dos colaboradores, ponto essencial para o cumprimento das leis trabalhistas. Isso implica organizar, atualizar e armazenar seguramente os CPFs, carteiras de trabalho, folhas ponto e contratos de trabalho.
Outro processo fundamental é o cálculo de férias, conforme as regulamentações vigentes, de modo que os colaboradores possam desfrutar dos dias de descanso e receber os valores aos quais têm direito.
No que se refere ao controle de atestados médicos, o profissional de DP registra e monitora os documentos apresentados pelos funcionários, assegurando que tenham acesso aos benefícios e licenças estipulados pela legislação trabalhista.
Controle da frequência
A abstenção de colaboradores afeta a produtividade da empresa e altera cálculos importantes, como o da folha de pagamento. Assim, o Técnico em Departamento Pessoal também controla a frequência dos funcionários.
Diariamente, ele gerencia a folha de ponto, faz o registro de banco de horas e períodos adicionais, e organiza a escala dos funcionários. Todas essas informações são integradas à folha de pagamento, servindo de base para o cálculo da remuneração mensal de cada profissional.
Comunicação com os colaboradores
É dever do DP manter uma comunicação direta com os colaboradores, estando disponível para atendê-los, tirar suas dúvidas e orientá-los quanto aos processos administrativos e burocráticos referentes à relação deles com a empresa.
Caso o funcionário tenha dúvidas ou queixas que envolvam relações de trabalho, treinamento e desenvolvimento, é direcionado para os profissionais de RH, os quais são mais preparados para solucionar os seus problemas.
Qual é o papel da tecnologia e automação na rotina do Técnico em Departamento Pessoal?
A tecnologia e automação são aliadas indispensáveis na rotina do Técnico em DP, pois a partir delas é possível agilizar e simplificar os processos de cálculo de folha de pagamento, controle de horas trabalhadas, gerenciamento de benefícios e documentação dos funcionários.
Por meio de sistemas automatizados e especializados, o profissional pode armazenar e organizar documentos de maneira segura, e encaminhá-los aos colaboradores, reduzindo a necessidade de impressão e uso de papéis.
Ademais, a automação diminui consideravelmente a possibilidade de erros nos cálculos feitos pelo departamento pessoal, garantindo a precisão das contas que envolvem salários, benefícios, férias e rescisão de contrato. O resultado disso é o aumento da precisão de suas operações.
Uma vez que as suas atividades mais complexas e repetitivas são automatizadas, o técnico pode voltar a sua atenção para tarefas estratégicas, como a interação com os funcionários.
O Técnico em Departamento Pessoal ocupa uma das funções mais importantes em uma organização, atuando na manutenção da sua conformidade legal, eficiência operacional, e no bem-estar dos colaboradores. Com o auxílio de softwares especializados na rotina de DP, ele pode aprimorar a sua performance e experiência geral da empresa.
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