diagnóstico organizacional

Conheça o diagnóstico organizacional e descubra como aplicá-lo

Contratar pessoas para uma empresa é um trabalho que exige bastante cuidado dos times de Recursos Humanos. E se você, profissional da área, deseja captar alguém que vai se encaixar bem na companhia, primeiramente, precisa entender como é o clima e a cultura da organização em questão. Por isso, o diagnóstico organizacional é uma importante ferramenta para alinhar pessoas a negócios e gerar conexão.

Da mesma forma que as equipes de recrutamento e seleção buscam pessoas alinhadas aos valores da companhia, é importante preparar as empresas. Uma cultura organizacional focada em acolhimento, diversidade e desenvolvimento de colaboradores, transforma as organizações em locais receptivos às pessoas e que geram mais felicidade e tranquilidade na rotina de trabalho.

Para chegar a esse resultado, no entanto, é necessário primeiramente entender o cenário atual e checar a necessidade de adequações e melhorias. O diagnóstico organizacional é o tema deste conteúdo! Você entenderá melhor o que é essa prática e de que maneira ela ajuda a desenvolver pessoas e um clima organizacional de qualidade.

O que é o diagnóstico organizacional?

O diagnóstico organizacional é uma ação orientada pelo entendimento profundo e detalhado de uma empresa, sua estrutura, suas práticas e sua cultura. Quando somados, esses e outros elementos formam uma ideia de empresa e criam uma percepção interna sobre ela. Nesse diagnóstico, encontramos tanto os pontos positivos quanto aqueles defeitos que sabemos que podem existir.

Nenhuma empresa está isenta de exercer práticas pouco produtivas, trabalhar com processos complexos ou ter uma cultura organizacional ultrapassada. Só que não dá para simplesmente fechar os olhos quando essas questões são detectadas. Por outro lado, é preciso trabalhar em mudanças pontuais de maneira estratégica, mas, antes, é preciso pontuar todas as questões que merecem mais atenção.

O diagnóstico organizacional não foca somente as coisas ruins que uma empresa tem em sua estrutura e complexidade. Os pontos de destaque também devem ser observados e, muitas vezes, é a partir deles que se pode buscar as melhorias em todas as áreas e processos que não funcionam. Diagnosticar é justamente levantar todos esses fatores e relacioná-los de maneira clara e organizada.

Alinhamento interno é essencial

O diagnóstico organizacional vai avaliar se a empresa trabalha com setores alinhados entre si, ou seja, executando seus trabalhos sob as mesmas diretrizes, valores e cultura. Isso é de grande importância para que não haja uma comunicação falha, em que cada departamento fale uma língua. Esse tipo de problema pode acontecer e é bem comum, inclusive sendo uma das principais causas de diagnósticos negativos.

Nesse processo de análise, a equipe responsável vai passar pela observação dos seis pilares de uma organização considerados no diagnóstico:

  1. estratégia empresarial;
  2. área comercial;
  3. marketing;
  4. setor de Recursos Humanos;
  5. atendimento;
  6. produção.

O diagnóstico da organização deve acompanhar um plano de ação

Como uma empresa que tem problemas detectados no seu diagnóstico organizacional pode se ver livre dessas questões? Com um plano de ação estratégico. Na verdade, diagnosticar só se torna relevante se a companhia está disposta a trabalhar em todas as questões que forem pontuadas. Do contrário, é como se alguém fosse a um médico, descobrisse uma doença no paciente, mas não fizesse o tratamento adequado.

Nessa etapa, o RH não consegue trabalhar sozinho. O setor precisa de apoio de gestores e de pessoas com cargos mais altos, sobretudo em nível de diretoria. Algumas das mudanças são mais estruturais, mexendo com toda cultura organizacional. Isso significa que, para executar as mudanças, é necessário o aval de quem tem o poder para isso.

Sabe os pilares que citamos mais acima quando falamos de alinhamento organizacional? Então, eles precisarão receber atenção especial nesse plano de ação. Assim, é possível corrigir qualquer problema, detectar falhas e apontar pontos fortes em cada um dos setores.

Quais são as principais necessidades humanas e por que isso é importante?

Uma estrutura organizacional precisa oferecer às pessoas que ali trabalham um ambiente capaz de atender às necessidades humanas, só que aplicadas a um contexto corporativo. O entendimento é de que, sem essas bases, é difícil exercer um trabalho adequado e mostrar o máximo de potencial. Da mesma forma, não é possível desenvolver colaboradores.

O que baseia esse entendimento das necessidades humanas no ambiente corporativo é o conceito da Pirâmide de Maslow. Ela relaciona, de maneira hierárquica, o que é prioridade para um funcionário. A seguir, vamos traçar um paralelo entre a ideia da pirâmide e como isso deve ser aplicado em uma estrutura organizacional, garantindo um ambiente perfeito ao funcionário.

Fisiologia

Em seu entendimento básico, são as necessidades principais do corpo, como fome, sede, frio, entre outras. No contexto corporativo, uma empresa deve ser capaz de garantir que seu colaborador esteja confortável e possa ter acesso à alimentação (horário de almoço e pausas), uso de banheiro, além de climatização adequada.

Segurança

A segurança é uma questão que vai desde a garantia de estar em um ambiente protegido até a oferta de recursos de proteção, como os EPIs em casos de risco ou insalubres, por exemplo.

Esse item também está relacionado às ações de líderes e gestores que, quando expõem colaboradores e não são justos, colocam em cheque a sensação de segurança. Se o profissional não se sentir seguro no espaço em que trabalha, cedo ou tarde vai demonstrar isso de algum modo.

Social

As necessidades sociais são preenchidas com interações, adequação a um grupo de trabalho, receptividade com novos colaboradores e, de modo geral, um ambiente social seguro. Do contrário, funcionários podem sentir dificuldade de atuar em equipe.

Autoestima

A autoestima em um ambiente corporativo é uma consequência do cumprimento de outras necessidades humanas. Afinal, uma pessoa que sofre assédio moral não consegue se sentir confiante. Portanto, é fundamental que a cultura organizacional seja favorável ao respeito e que também ofereça acolhimento e amparo legal, essenciais para o colaborador estabelecer sua autoestima.

Realizações

As realizações vêm por meio das oportunidades. Quando funcionários de uma empresa têm estrutura básica para trabalhar e conseguem ver o resultado de suas ações, a realização pessoal vem. Bonificações, promoções e outras premiações são também importantes nesse sentido.

Quais são as vantagens de fazer o diagnóstico da organização?

Um diagnóstico organizacional traz alguns ganhos que só podem ser percebidos depois de todo o processo de execução, incluindo o plano de ação pós-análise. Para você entender melhor, separamos alguns desses benefícios e os listamos a seguir.

Definir pontos de melhoria

Gestores que acreditam que a empresa não precisa de nenhuma melhoria tendem a se acostumar com baixo rendimento e resultados estáticos. Não importa se estamos falando de uma líder de mercado ou de um pequeno empreendimento: todo e qualquer negócio tem pontos a melhorar. Quem acha que não, talvez ainda não tenha feito um diagnóstico.

Essa análise é uma grande oportunidade para detectar pontos de otimização e corrigi-los. É uma grande vantagem poder trabalhar para solucionar problemas que, antes, nem mesmo eram conhecidos.

Criar um ambiente organizacional mais positivo

Um ambiente organizacional requer alguns fatores importantes para que ele seja realmente acolhedor e proporcione tranquilidade para o colaborador. Por vezes, detalhes são o que separam uma companhia exemplar e referência daquela que ainda pode explorar todo seu potencial.

A cultura organizacional é um fator que afeta muito o ambiente. Às vezes, práticas inadequadas geram insatisfação, insegurança e falta de motivação. Certamente, o diagnóstico vai detectar esses pontos e propor melhorias certeiras.

Otimizar processos considerados ultrapassados

Processos empresariais variam muito se considerarmos setores, tamanho da empresa, segmento de mercado, entre outros pontos. Na maioria das vezes, há margem para melhorias, o que é ótimo. O problema é pior quando esses processos são ultrapassados.

É o diagnóstico que vai apontar o que não tem funcionado nesse sentido e quais problemas esses processos ultrapassados podem gerar. Detectá-los é uma vantagem simplesmente porque permite lidar com a questão.

Melhorar a imagem da empresa e captar mais talentos

O trabalho do setor de RH, na captação de talentos, pode ser muito prejudicado se a empresa enfrenta problemas com sua imagem no mercado. Muitas vezes, isso acontece por conta de uma cultura organizacional que não funciona.

Nesses casos, nem mesmo os bons salários ajudam. A verdade é que só um diagnóstico levanta problemas e joga luz sobre eles, o que garante que haja um plano e ação para solucioná-los. Assim, a companhia pode voltar a oferecer postos de trabalho que sejam atrativos.

Como fazer uma análise organizacional?

O setor de RH será o responsável por executar uma análise adequada e então chegar aodiagnóstico organizacional. Portanto, ter uma equipe engajada com essa tarefa é essencial.

Se estamos falando de uma percepção sobre a estrutura da empresa, sua cultura e suas práticas, não há ninguém melhor para transmitir essa percepção do que os próprios setores do negócio. Os colaboradores precisam ter voz e o direito de exercê-la. Esse é o ponto de partida.

Portanto, a análise deve ser feita com base na vivência de quem está imerso na rotina de trabalho da companhia. Afinal, são essas pessoas que estão capacitadas a falar sobre a experiência que vivem cotidianamente. Esses dados serão analisados e transformados em relatórios sólidos.

Depois, na última etapa, um plano de ação é traçado para lidar com todos os pontos, sobretudo aqueles que demandam melhorias.

Quais são os principais passos para fazer um diagnóstico?

A execução de um diagnóstico organizacionalacontece por meio de um processo em etapas, desde a divulgação da ação até a aplicação de soluções estratégicas depois de ter os resultados. A seguir, mostramos como é o passo a passo e no que consiste cada etapa.

Engajamento das equipes da empresa

A etapa de conscientização é quando o time de RH estará em contato com todos os departamentos e colaboradores para reforçar o acontecimento do diagnóstico. Nessa hora, as pessoas responsáveis precisam ter jogo de cintura e poder de convencimento para engajar todos sobre a necessidade de participarem com qualidade. Ou seja, realmente analisarem cada ponto ao responder às perguntas.

Para criar essa consciência, é necessário destacar quais tipos de benefícios o diagnóstico trará, não só para a companhia, mas também para quem trabalha nela.

Definição das perguntas e envio da pesquisa

A definição do questionário que será enviado nodiagnóstico organizacional é uma parte fundamental do trabalho. Esse item será responsável por levar aos colaboradores os questionamentos necessários para investigar questões sobre a empresa. Portanto, o questionário deve ser pensado de modo que aborde pontos importantes e estimulem as respostas adequadas.

Não há um modelo fixo de como esse questionário deve ser. O RH da empresa deve confeccionar o seu de acordo com a análise organizacional que deseja fazer. Se você tem dúvidas sobre quais tipos de perguntas são relevantes, aqui vão algumas sugestões:

  • Quais são os pontos fracos da empresa e como corrigi-los?
  • Por qual razão você acredita que os resultados da companhia estão abaixo do esperado?
  • Você sabe o que a empresa espera de você?
  • Você acredita que a empresa utiliza as estratégias corretas?

Depois de definir essas perguntas adequadamente, com foco estratégico, é hora de enviá-las para os colaboradores. Certifique-se de criar um processo de respostas simplificado e ágil, o que pode ser feito com o uso de ferramentas como o Forms, do Google. O e-mail é a melhor forma de envio desses links para os questionários.

Coleta das informações

As informações provenientes das respostas devem ser centralizadas em um local em que o acesso seja prático e fácil. Todo esse material deverá ser organizado para que, mais tarde, haja uma análise e separação de todo o conteúdo. É importante trabalhar com práticas seguras para que nenhuma informação seja vazada, além de garantir a proteção da identidade dos colaboradores.

A etapa de coleta de informações pode não se estender somente às entrevistas. Essa é uma escolha de cada empresa e, muitas vezes, elas optam também por captar dados de indicadores, métricas em ferramentas de trabalho, entre outras fontes. Dessa maneira, a seleção de conteúdo será mais ampla, o que permitirá fazer uma análise profunda e chegar a um diagnóstico mais realista.

Análise e qualificação de dados

A etapa da análise de dados é uma das mais complexas, tecnicamente falando. A ideia é que todas as informações possam ser elencadas a partir de padrões. Assim, a equipe de RH consegue saber qual é o volume de pessoas que concentram uma opinião específica. Desse modo, torna- se mais fácil captar percepções coletivas sobre determinados assuntos.

O trabalho de análise pode ser feito com tabulações ou suporte de ferramentas de BI, desde que haja pessoas qualificadas no RH para trabalhar com essas plataformas. Quanto mais complexa for a análise, melhores serão os insights e percepções captados, o que torna o diagnóstico mais claro e preciso.

Desenvolvimento de planos de ação

O time de RH terá uma ideia clara da situação atual da empresa depois que todas essas etapas aconteceram. Os pontos que demandam melhorias, as falhas da operação e outras questões mais graves serão detectadas. A partir disso, é hora de traçar planos de ação para corrigir problemas e preencher lacunas que estão prejudicando o desempenho da organização.

Os planos de ação não se resumem a correções de problemas e trabalho direcionado a qualquer pendência ou dificuldades detectadas. Oportunidades também devem estar no foco da análise, na hora de definir o diagnóstico de uma empresa. Portanto, nessa parte final do ciclo, o time de RH também deve definir como dedicar esforços em prol de melhorias estratégicas.

Como definir o modo de pesquisa?

A metodologia de pesquisa aplicada no diagnóstico organizacionalpode ser de dois tipos principais: a primeira delas é a de respostas abertas. Nesses casos, o participante tem a possibilidade de dissertar sobre suas percepções em relação a cada uma das perguntas.

Para entregar essa possibilidade, é necessário ter condições de lidar com o volume de respostas. Portanto, não é recomendável abrir a possibilidade se estamos falando de empresas com muitos colaboradores. Automaticamente, o material para análise seria igualmente grande, fora o tamanho das respostas, ainda que você possa solicitar que elas tenham um número limitado de linhas, por exemplo.

O outro método de pesquisa é o de pontuação dentro de alguns parâmetros específicos. A ideia consiste em pedir que o participante avalie a empresa, diante de determinado indicador, em uma nota de 1 a 10, por exemplo.

Nessa segunda opção, alguns indicadores básicos que costumam ser utilizados são:

  • justiça;
  • credibilidade;
  • orgulho;
  • respeito;
  • camaradagem. 

Note que esses indicadores são comumente utilizados pela Great Place To Work, também em uma avaliação direcionada aos colaboradores de cada empresa.

O que deve ser questionado na pesquisa?

A pesquisa de avaliação organizacional pode ser feita da maneira que o time de RH desejar. Não há barreiras ou impeditivos, muito menos um padrão a ser seguido. Essa maior flexibilização é necessária porque estamos falando de um processo que pode ser executado em companhias de diferentes setores e tamanhos e com especificidades variadas.

Ainda assim, é sempre importante direcionar a pesquisa a levantar alguns dados e investigar questões prioritárias, coisas que realmente impactam a percepção do colaborador sobre a empresa. Nesse sentido, o setor de RH deve criar perguntas sobre os pontos apresentados a seguir.

Missão e valores da empresa

A missão e os valores da empresa não podem apenas fazer parte de um texto bem-escrito, que fica em uma página no site institucional da companhia. As ideias devem realmente basear não só a gestão, mas também o que é praticado no dia a dia pelos colaboradores.

Com isso em vista, as perguntas do questionário devem ser direcionadas para levantar a percepção das pessoas em relação ao cumprimento da missão e dos valores na rotina.

Clima organizacional

O clima organizacional também é prioridade no diagnóstico. Portanto, projetar perguntas que permitam que os colaboradores avaliem como é o ambiente de trabalho também faz todo sentido.

Isso vai permitir adequar esse clima e, na hora de fazer uma análise defit cultural de um candidato no recrutamento, ter uma ideia mais precisa se ele se encaixa na realidade da empresa.

Valorização

Os trabalhadores precisam ser reconhecidos pelos seus esforços. Não se trata apenas de um bom salário, mas também de bonificações, premiações, promoções e feedbacks positivos em relação ao trabalho que fazem.

As perguntas dos questionários devem ser capazes de questionar como essas pessoas se sentem em relação à valorização, ou seja, se acreditam que a empresa as recompensa adequadamente.

Infraestrutura

Há infraestrutura adequada para trabalhar? A base da pergunta é essa, mas o time de RH pode detalhar a ideia e aprofundá-la. Não estamos falando só de estrutura física, mas também de recursos necessários nos diversos setores.

O questionário precisa investigar se os trabalhadores de cada área sentem que têm à disposição os softwares e ferramentas adequados para executar suas tarefas.

Gestão e liderança

Por fim, as pessoas precisam também ter o direito de avaliar as lideranças às quais estão submetidas em suas atividades de trabalho. Portanto, o RH deve formular perguntas que permitam que essas pessoas informem como se sentem em relação à gestão e ao suporte que a liderança oferece.

Muitos resultados da empresa dependem diretamente da conexão adequada entre líderes e subordinados. Portanto, esse é um ponto fundamental de avaliação em um diagnóstico organizacional.

O que não pode passar batido no diagnóstico organizacional?

Alguns pontos não podem ser deixados de lado na hora de planejar um bom diagnóstico organizacional. São detalhes importantes que afetam diretamente a qualidade da análise realizada pelo RH. Entenda quais são essas questões.

Adequação a cada setor

Cada setor analisado precisa receber perguntas adequadas à sua realidade, às questões que vive e outras especificidades. Isso garante que a pesquisa não seja genérica e realmente gere algum valor na hora de analisar cada parte da empresa.

Brainstorming no RH

Antes de chegar nas pessoas, a análise precisa ser discutida internamente no setor de RH. É importante analisar as mais diferentes perspectivas e visões. Só assim se chegará a uma ideia sólida sobre o que deve ser questionado nas entrevistas e como elas serão precisas.

Oportunidades

O diagnóstico organizacional nunca pode ser focado somente em caráter corretivo. As análises são capazes de detectar também várias oportunidades de melhorias ou de desenvolvimento, estas com bases em pontos fortes da empresa. Portanto, deixar de considerar essa parte do trabalho seria um erro.

Feedback sobre os questionários

O diagnóstico organizacional é um trabalho cíclico, ou seja, se puder ser sempre melhorado, ótimo. Isso vai garantir que a próxima edição seja ainda mais eficaz. Por isso, nunca deixe de questionar os entrevistados sobre o que eles acharam do questionário.

Colete feedbacks sobre a profundidade da pesquisa e entenda se os times realmente acreditam que as questões abordaram pontos importantes da empresa.

Em que momento deve ser feita a análise organizacional?

A análise organizacional, geralmente, é feita uma vez ao ano. A ideia é que se possa fazer um levantamento de como a empresa desenvolveu sua operação e gestão ao longo do período. Ao mesmo tempo, uma avaliação anual permite levantar pontos de melhoria, correção e otimização que possam ser executados antes mesmo do início do próximo exercício.

Em resumo, a análise organizacional é um processo essencial que ajuda empresas a se manterem funcionando bem, atrativa para quem está de fora e motivante para quem está dentro. O papel do RH é investigar pontos e preparar uma análise profunda para projetar sempre o melhor cenário possível.

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