A gestão de Pequenas e Médias Empresas (PMEs) requer uma série de responsabilidades, incluindo o cumprimento das obrigações trabalhistas, como registro adequado dos funcionários e recolhimento de encargos sociais e previdenciários. Esta conformidade é essencial para se alinhar às normas legais.
Devido a algumas limitações, como a falta de um setor especializado em recursos humanos ou contabilidade, as PMEs podem encontrar algumas dificuldades para cumprir com essas obrigações. Nesse sentido, é importante atualizar-se sobre a legislação brasileira, a fim de evitar erros que possam acarretar multas e demais penalidades.
Quer adequar o seu negócio às exigências trabalhistas brasileiras? Neste post, vamos abordar a importância dessa iniciativa e como cumpri-la. Confira!
O que são obrigações trabalhistas?
As obrigações trabalhistas podem ser definidas como um conjunto de deveres legais que as empresas devem cumprir em relação aos seus funcionários, assegurando direitos e condições de trabalho mais justas.
Elas abrangem desde medidas de segurança e saúde ocupacional até o respeito às normas de rescisão contratual. O descumprimento dessas obrigações pode resultar em multas, ações trabalhistas e demais prejuízos ao funcionamento da empresa e à sua reputação no mercado.
O que a legislação diz a respeito?
De acordo com o Art. 7º da Constituição Federal, que trata dos direitos dos trabalhadores, todas as empresas, independentemente do porte, devem atender a todas as obrigações trabalhistas estabelecidas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e normas complementares, como instruções normativas e portarias.
No entanto, vale ressaltar que as Pequenas e Médias Empresas podem contar com algumas regras diferenciadas, especialmente aquelas que optam pelo regime Simples Nacional.
Qual a importância de cumprir com as obrigações trabalhistas?
O descumprimento das obrigações trabalhistas pode ter impacto na saúde financeira e na reputação da empresa.
Segundo o Art. 47º da CLT, os empregadores que mantêm funcionários sem registro formal podem ser multados, com base no número de empregados não registrados. Esse tipo de infração não só resulta em custos, mas também expõe a organização a riscos jurídicos que podem comprometer sua continuidade.
Portanto, adequar-se a essas normas é fundamental para evitar a aplicação de sanções legais, proteger o negócio e os seus colaboradores.
Quais as principais obrigações trabalhistas de PMEs?
Entender quais são as obrigações trabalhistas pode ser uma tarefa desafiadora para quem está no comando de PMEs, uma vez que elas não se limitam apenas ao registro dos colaboradores. Veja, abaixo, a quais pontos você deve atentar para trabalhar de forma legal.
Registro dos colaboradores
Registrar os colaboradores é essencial para garantir a eles direitos como Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), 13º salário e férias. Para empresas sem um departamento de RH estruturado, soluções como softwares de gestão ou consultorias especializadas podem facilitar esse processo e assegurar o cumprimento da legislação.
É fundamental formalizar o registro antes do início do vínculo de trabalho, incluindo a assinatura do contrato e o fornecimento de documentos necessários. Também é indicado manter a documentação atualizada e organizada para evitar complicações em auditorias ou fiscalizações.
Cumprimento da jornada de trabalho
Segundo o Art. 58º da CLT, a jornada de trabalho é de 8 horas por dia, totalizando 44 horas semanais, com exceção de jornadas específicas, como regime de tempo parcial ou para categorias que têm regulamentação própria.
Diante disso, é preciso monitorar o cumprimento da carga horária para prevenir tanto multas quanto a sobrecarga dos funcionários. Empresas como pequenas fábricas ou comércios podem adotar sistemas simples de controle de ponto para registrar as horas trabalhadas e assegurar que não haja excessos, respeitando intervalos para descanso e as normas de horas extras.
Atenção às atualizações
A legislação trabalhista é frequentemente atualizada, sendo crucial para as PMEs se manterem atualizadas sobre as novas normas e exigências.
Seja sobre o e-Social, alterações nas alíquotas do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), ou regras relacionadas à licença-maternidade e paternidade, o empreendedor deve buscar fontes confiáveis de informação e contar com especialistas para se adequar, como contadores ou advogados trabalhistas.
Pagamento em dia
O pagamento de salários e benefícios dentro do prazo é primordial no cumprimento das suas obrigações trabalhistas. O não pagamento ou o atraso dos proventos pode afetar o engajamento dos colaboradores e gerar ações trabalhistas.
Dessa forma, é imprescindível que o empregador planeje os recursos necessários para pagar a sua equipe regularmente. Para tanto, você pode utilizar ferramentas inteligentes de contabilidade a fim de que os pagamentos sejam efetuados corretamente e no prazo previsto.
Documentação
A documentação trabalhista, como contratos de trabalho, folhas de pagamento, comprovantes de depósitos de FGTS e INSS, e recibos de férias, deve ser mantida de maneira organizada e acessível para eventuais consultas ou auditorias.
Para gerenciar essas informações, você pode utilizar sistemas de gestão que automatizam esse processo. Sempre que um novo documento for gerado, como comprovantes de pagamento, é recomendado registrá-lo na plataforma.
Rescisão contratual
Uma das etapas mais complexas nas relações de trabalho, a rescisão contratual deve estar em total conformidade com a CLT. Ao demitir um colaborador, é fundamental calcular corretamente o valor devido a título de férias, 13º proporcional, aviso prévio, saldo de salário e compensações previstas em contratos ou acordos coletivos.
Ademais, seguir o procedimento de demissão com a entrega de todos os documentos exigidos, como Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT) e o comprovante de pagamento de verbas devidas, é indispensável para respeitar os direitos do trabalhador.
Quais erros devem ser evitados?
Um dos principais equívocos a serem evitados quando se trata de pequenas empresas é não formalizar a contratação, seja por desconhecimento ou para reduzir custos, já que isso é um dos motivos mais recorrentes de processos trabalhistas e aplicação de multas.
Ademais, muitos empresários acabam calculando incorretamente os encargos sociais, como FGTS e INSS, devido a erros no enquadramento tributário, que podem definir alíquotas mais altas ou gerar obrigações adicionais, ou pela falta de controle financeiro. Esses equívocos podem resultar em pagamentos indevidos ou insuficientes, sujeitando a empresa a multas e juros. No entanto, tal risco pode ser evitado com o auxílio de um contador.
Outro ponto de atenção é a jornada de trabalho, que não pode ser excedida sem o pagamento de horas extras. Os intervalos obrigatórios também devem ser considerados, garantindo o descanso dos funcionários.
Muitas vezes, pequenos negócios não acompanham as atualizações na legislação, fator que os impede de implementar mudanças necessárias, como reajustes salariais determinados por convenções coletivas. Portanto, atente às novas normativas, além de consultar regularmente sindicatos.
O cumprimento das obrigações trabalhistas é uma parte essencial da gestão das PMEs, já que possibilita a sua conformidade junto aos órgãos fiscalizadores, reduzindo riscos de atuações e penalidades que possam gerar grandes impactos financeiros para o seu caixa. Ao cumprir essas normas, a empresa também demonstra respeito aos colaboradores, fortalecendo a relação de confiança e melhorando o clima organizacional.
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