A contratação de pessoas é hoje um dos processos mais corriqueiros no Departamento Pessoal — mas também já foi um dos que mais costumava dar trabalho. Isso porque era necessário que os recém-admitidos disponibilizassem pastas com dezenas de documentos para que a empresa conferisse tudo e organizasse a ficha do empregado. Mas tudo mudou com a admissão no eSocial.
A ideia por trás do programa é facilitar a troca de informações entre empregador e Governo. Afinal, é indispensável que este último esteja a par da quantidade de funcionários de uma organização.
Mas, na prática, como isso acontece? Vamos entender melhor!
O que é eSocial?
A transformação digital potencializou a união de diversos processos e, no que diz respeito a admissão de pessoas, não seria diferente. Até pouco tempo atrás, os funcionários de DP precisavam repassar as obrigações trabalhistas em diferentes canais do Governo, tendo que preencher várias guias e enviá-las separadamente, empregado por empregado.
Graças ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), foi desenvolvido um programa especialmente para essa finalidade, reunindo tais atividades em um único passo e envio. Idealizado pela Receita Federal, INSS, Ministério do Trabalho e Caixa Econômica Federal, o eSocial conseguiu reduzir a burocracia nesse processo.
Ele é obrigatório para qualquer pessoa jurídica que tenha empregados, ou seja, mesmo sendo um Microempreendedor Individual (MEI), é necessário usar o sistema. O eSocial é uma plataforma tão completa que demanda o cadastro e atualização de informações até mesmo de funcionários temporários, cooperados, autônomos e estagiários. Em outras palavras, trabalhadores com uma relação de trabalho com a empresa, porém, sem vínculo empregatício formal na carteira.
Em resumo, o eSocial foi criado para que o empregador consiga cumprir suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias de forma mais simples e rápida. Ao todo, são 17, a saber:
- Guia de recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social – GFIP;
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – CAGED;
- Relação Anual de Informações Sociais – RAIS;
- Livro de Registro de Empregados – LRE;
- Comunicação de Acidente de Trabalho – CAT;
- Comunicação de Dispensa – CD;
- Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS;
- Perfil Profissiográfico Previdenciário – PPP;
- Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF;
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – DCTF;
- Quadro de Horário de Trabalho – QHT;
- Manual Normativo de Arquivos Digitais – MANAD;
- Folha de pagamento;
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
- GPS – Guia da Previdência Social;
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA;
- Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO.
Quais são as regras de admissão no eSocial?
O primeiro passo para cadastrar um novo empregado no sistema é se certificar de que a situação dele junto à Receita Federal está regular. Para isso, é preciso informar dados como NIS e CPF. Caso haja alguma pendência, o funcionário deverá resolver antes de ser admitido.
O prazo para esse cadastro é de 24h antes do início do exercício de suas atividades, portanto, se ele for começar a trabalhar às 9h de uma terça-feira, o DP precisa tê-lo cadastrado até as 9h da segunda-feira anterior. Esse limite de tempo é válido para o evento S-2200 (no sistema).
A atenção com as datas é muito importante, visto que o descumprimento leva a multas e punições para a empresa. Em casos como esse — em que a documentação não está completa — é mais fácil trocar o evento (no sistema) e, assim, garantir mais tempo para finalizar a atividade.
Ao selecionar o evento S-2190, por exemplo, o profissional de DP consegue fazer um registro preliminar, enviando para a plataforma apenas CPF, data de nascimento e de admissão do novo empregado. Dessa maneira, a companhia consegue mais alguns dias (até o próximo dia 7 ou fechamento da folha) para enviar o S-2200 sem maiores prejuízos.
É importante não confundir o prazo estabelecido no eSocial com o que pede a lei em relação ao registro na CTPS. Nessa última, a legislação obriga o empregador a fazê-lo em até 5 dias úteis, enquanto o registro digital precisa acontecer até 24h antes da entrada do novo empregado. Vale lembrar que a multa pode chegar até a R$ 6 mil.
Por que o cadastro no eSocial é importante?
Toda empresa — independentemente de seu porte — presta contas ao Governo sobre a quantidade de pessoas que emprega, seus salários, etc. Logo, o uso da plataforma é obrigatório, desde janeiro de 2018, para as organizações cujo faturamento foi acima de R$ 76 milhões (em 2016).
Mas não é por ser obrigatório que não é de grande valia para empregadores e empregados. Para o primeiro, foi a oportunidade de simplificar um processo que demandava bastante tempo e esforço dos profissionais, permitindo que, desde então, possam dedicar o expediente a atividades mais estratégicas.
Com o eSocial há menos chance de erro nos cálculos, sem mencionar a segurança jurídica, e a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados, protegendo as informações não apenas do negócio, mas de quem trabalha para ele.
Já para o empregado, o eSocial é a garantia de que seus benefícios previdenciários e trabalhistas serão pagos e, dificilmente, terão problemas ao concluírem seus contratos. Essa vantagem vale até mesmo para quem sequer tem vínculo empregatício, já que o sistema exige o cadastro de todos os profissionais.
Um benefício da plataforma é que ele é o mesmo em qualquer empresa. Isso significa que, uma vez aprendido como funciona, quais são os códigos e passos de cada operação, não será necessário reaprender ao mudar de organização. Apenas as informações inseridas e atualizadas mudam. Para garantir que seja assim, é importante que a companhia invista em um treinamento completo para os profissionais de DP que manuseiam o eSocial, tirando dúvidas e eliminando ruídos nos processos.
A admissão no eSocial faz parte do dia a dia do Departamento pessoal. Com a tecnologia, ficou mais fácil e rápido realizar o repasse de informações sobre admissão para o Governo, assegurando que as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas sejam pagas em dia e de maneira organizada, eliminado burocracias.
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