Para contratar um colaborador, lembra que era necessário receber dezenas de cópias de documentos para, posteriormente, arquivá-las, rendendo pastas e gavetas repletas de papel? Registrar e armazenar essa papelada exigia um tempo que a nossa realidade não permite mais desperdiçar. Essa demanda foi otimizada graças à admissão digital. Sabe como ela funciona?
De modo geral, o trâmite passou para o ambiente virtual: mais ágil, seguro e sustentável — tanto para a empresa como para o recém-admitido. Neste artigo, você vai entender mais sobre o processo e as vantagens de se adaptar a ele, usando um dos recursos mais avançados de recrutamento, o Recrutamento Digital da Catho. Confira!
O que é admissão digital?
O vínculo entre um colaborador e a organização começa no processo de admissão. Para formalizar, é necessário que a primeira parte comprove seus dados pessoais, fornecendo cópias de seus documentos mais relevantes, bem como a comprovação de suas experiências e formação acadêmica.
A tecnologia permitiu que essa última fase da seleção acontecesse de forma remota. Deu a possibilidade de o novo colaborador realizar a mesma entrega sem contato presencial, por meio de um software de inteligência de dados cuja finalidade é armazenar esse material na nuvem.
Com isso, além de economizar espaço para arquivar a documentação, a empresa reduz despesas. Afinal, consegue otimizar a rotina dos profissionais do DP, assegurando que possam se dedicar a atividades mais estratégicas. Ainda, ajuda o meio ambiente, evitando acúmulo de papel e promovendo uma imagem mais sustentável para a sociedade.
Por que aderir à admissão digital?
A admissão digital faz parte do movimento de automatização do RH. A intenção por trás dessa tendência é analisar quais atividades da área (de RH ou de DP) podem ser otimizadas com auxílio da tecnologia.
Assim, empresas do ramo, como a Catho, investem em programas funcionais, que possibilitam reduzir a burocracia e tornar a atuação dos profissionais mais estratégica e focada.
Falando em tendência, vale a pena citar que a admissão digital é uma facilidade que tem bastante impacto na experiência do candidato. Se o intuito é começar a retê-lo desde as primeiras fases do processo seletivo, levá-lo a economizar tempo e dinheiro certamente é uma estratégia eficaz.
Quais são as vantagens da admissão digital?
Digitalizar o processo admissional vai além da diminuição da burocracia. Se está pesquisando o assunto para implementar no lugar onde trabalha, conheça os principais benefícios a seguir!
Inovação
Tecnologia e inovação andam juntas. Contar com uma ferramenta assim vai evidenciar o posicionamento da empresa, principalmente para quem chega. Esse primeiro contato mostra ao candidato que o negócio é competitivo, ligado às tendências do mercado, e que preza a produtividade.
Sustentabilidade
Apoiar práticas em defesa da sociedade e do meio ambiente começa do lado de dentro. Ainda que a organização financie boas iniciativas, se o que é praticado em seu interior não condiz com isso, é uma questão de tempo até que perca sua credibilidade e reputação.
Portanto, evitar o uso do papel em processos admissionais é uma maneira de demonstrar e reforçar a importância que o negócio dá à sustentabilidade, indicando que esse valor faz parte do dia a dia organizacional.
Praticidade
Há poucas tarefas de rotina que não podem ser realizadas com o celular. Pagar uma conta, fazer supermercado, chamar um táxi, tudo na palma da mão. Para que nosso dia seja mais produtivo e consigamos dar conta de tudo, precisamos de praticidade e agilidade — e as empresas acompanham essa necessidade e movimento.
Com a admissão digital, a economia de tempo e dinheiro é considerável, permitindo um melhor gerenciamento das contratações. Delegando a atividade para um software, é possível apenas acompanhar o processo, preocupando-se minimamente com falhas ou erros no sistema.
Segurança
Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) em vigor, a mídia chamou atenção, mais uma vez, para a importância de manter nossos dados em segurança. Vazamentos podem acontecer, mas a instalação de programas de proteção torna essa possibilidade distante.
Em contrapartida, armazenar documentos físicos os sujeitam à ação do tempo, de insetos, a incêndio etc., estando infinitamente mais vulneráveis. E não há como fazer backup nesse caso. Logo, a alternativa mais segura e confiável é manter tudo a salvo na nuvem.
Como fazer admissão digital na empresa?
Após decidir favoravelmente ao uso de um software voltado para admissão digital, vale destacar que esses mesmos programas podem ser encarregados de múltiplas atividades, auxiliando em outros processos de DP e RH, como o recrutamento.
Uma das preocupações da Catho ao desenvolver o Recrutamento Digital foi reunir diversas funcionalidades. Assim, os clientes ficam amparados em todas as suas necessidades, delegando o que os impede de serem mais produtivos e estratégicos.
1. Encontre um software de qualidade
O gestor de pessoas deve registrar os requisitos que espera da ferramenta para saber o que procura ao achá-la — se vai ser uma que ofereça mais facilidades, por exemplo, ou se o foco vai ser DP. Até porque essas informações têm impacto no investimento necessário para contratar.
Nesse caso, as funções dos programas disponíveis no mercado vão desde a gestão da documentação dos colaboradores recebida durante a admissão até o controle de ponto e férias. Além de tornar o processo mais ágil e organizado, esses softwares permitem que a rotina da área seja mais produtiva.
2. Aplique os testes e treinamento da equipe
Depois de escolher o fornecedor e aprovar o software, a equipe responsável pela tarefa vai ter que ser treinada. Ela precisa conhecer como todas as funções operam, afinal, vai manusear o programa e repassar aos recém-contratados como funciona.
3. Pratique
Por fim, os candidatos serão envolvidos no processo. Com base no programa, eles vão receber o procedimento a fim de iniciarem o processo de admissão digital, enviando os documentos necessários para que passem a integrar o quadro de colaboradores.
Para finalizar, o colaborador responsável analisa a documentação, assegurando que está completa e legível. Depois, passa para a fase seguinte, que é integrar os dados ao eSocial e ao departamento fiscal para finalizar o procedimento antes do registro final — essa parte da admissão pode ser realizada na carteira de trabalho digital.
Viu como é fácil otimizar a rotina e deixá-la mais produtiva? O uso de um software para admissão digital só garante benefícios para o empregador e o empregado. Não desperdice a oportunidade de reduzir despesas e se tornar mais competitivo em um mercado que está acirrado.
A Catho pode ajudar a digitalizar os processos de seleção de candidatos para contratações bem-sucedidas — conheça nossas soluções de Recrutamento Digital e aproveite as vantagens na empresa em que trabalha!
