A contratação de funcionários envolve uma série de processos burocráticos e que exigem atenção. Diante disso, saber como registrar o empregado com carteira digital é imprescindível, já que essa modalidade agrega praticidade para a rotina de Recursos Humanos (RH) da empresa e otimiza a administração desse documento.
A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) versão digital foi instituída pela Lei 13.874/19 e pela Portaria 1.065/2019, tendo como finalidade simplificar os processos de registros do empregador, bem como a comprovação do trabalhador. Quer saber mais sobre o assunto? Neste post, vamos te contar quais são as vantagens e como utilizar esse serviço. Confira!
Vantagens do registro com carteira digital
A CTPS Digital se caracteriza por trazer agilidade ao acesso aos dados trabalhistas, tanto no que refere ao emprego atual quanto aos anteriores. A partir da implementação dessa modalidade, o trabalhador pode fiscalizar suas relações empregatícias, pois todas as informações ficam centralizadas em um único local.
É possível integrar a base de dados dos trabalhadores brasileiros com o Ministério da Economia e melhorar o aproveitamento das vagas disponíveis no mercado. Vale ressaltar que as organizações que fazem parte do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) podem contratar seus colaboradores sem solicitar a carteira de trabalho física.
Diferenças entre a CTPS tradicional e a CTPS Digital
Em se tratando das diferenças entre a CTPS tradicional e a CTPS Digital, é importante se atentar para os pontos que mudaram, o que evita que sua empresa cometa alguma inconformidade.
Veja, a seguir, algumas das principais mudanças entre as duas modalidades.
Número da CTPS
Na CTPS tradicional havia um número de identificação do colaborador com oito dígitos, que eram divididos entre o número e a série do documento.
Outro aspecto relevante é que antes de 2020, as empresas eram obrigadas a inserir os dados de admissão ou demissão diretamente no Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), mas, com o lançamento do documento digital, o número e a série da carteira foram excluídos, pois a identificação é realizada por meio do CPF do trabalhador.
A mudança trouxe algumas dúvidas, uma vez que as pessoas tinham dificuldade para encontrar o número da carteira de trabalho digital, visto que a plataforma do CAGED ainda solicitava o número e a série da CTPS.
Assim, ficou estabelecido que, no campo do ‘’Número da Carteira de Trabalho’’, o empregador deveria informar os sete primeiros dígitos do CPF do colaborador e, em ‘’Série da Carteira de Trabalho’’, colocar os quatro últimos dígitos do documento. No campo ‘’UF da Carteira de Trabalho’’ é necessário inserir a Unidade da Federação do trabalhador ou da organização.
Assinatura digital
As assinaturas do empregado e do empregador continuarão sendo requisitadas, só que agora de forma digital. Ao registrar o novo colaborador no eSocial, esse procedimento conta como a assinatura da carteira, dispensando a necessidade da assinatura física do documento.
Atualização da carteira de trabalho
As atualizações e alterações da situação do empregado, como dissídio salarial e férias, são transferidas para a CPTS Digital a partir do eSocial. Porém, as informações não aparecem de imediato, sendo necessário aguardar o processamento dos dados para que o colaborador possa visualizá-las.
Processo de demissão
Antes, no processo de demissão, o colaborador deveria entregar a carteira de trabalho física para o empregador “dar baixa”. Agora, basta a empresa transmitir a informação pelo eSocial para que ocorra o registro em CTPS Digital.
Passo a passo para registrar o empregado na carteira digital
O processo para registrar um novo empregado é muito simples. Em primeiro lugar, você identifica o colaborador a partir do CPF e insere as informações sobre o contrato de trabalho, função, salário e demais dados no eSocial.
Normalmente, o procedimento de registro a ser selecionado é o evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador). Caso algumas informações relacionadas ao trabalhador não estiverem disponíveis, é recomendado selecionar o evento S-2190 (Admissão Preliminar).
Agora que você já sabe como registrar empregado com carteira digital, pode aproveitar as vantagens oferecidas por essa nova alternativa. A modalidade facilita a vida dos empregadores, que se livram do excesso de burocracia, além de permitir que o colaborador tenha a oportunidade de acompanhar as informações sobre seus vínculos empregatícios de forma prática e segura.
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