O processo de admissão digital é considerado por algumas pessoas uma grande evolução nas práticas de Recursos Humanos (RH), já que favorece o desempenho da área. Ou seja, traz mais qualidade à atividade, mesmo exigindo menos tempo para realizá-la.
Esse método apresenta algo que a tempos atrás era inimaginável: documentos e informações dos novos colaboradores serem recebidos via internet, dispensando as diversas idas do recém-contratado à empresa para entregar documentos antes de iniciar suas atividades.
Tem dúvidas sobre como funciona a admissão digital? Continue a leitura para entender suas vantagens e como aplicá-la no RH da sua empresa!
O que é admissão digital?
Conforme as normativas da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a organização precisa manter o registro documental de todos os seus empregados. Esse registro nada mais é do que as cópias dos documentos solicitadas na admissão e demais formulários preenchidos.
Dito isso, a admissão da carteira de trabalho digital é a possibilidade que o recém-contratado tem de enviar tais documentos de forma digital, sem ter que ir até a empresa, enquanto o setor de Departamento Pessoal (DP) mantém esses documentos arquivados online.
Esse processo pode ser executado utilizando um software, que permite a recepção e o armazenamento desses arquivos em nuvem. Desse modo, tudo fica organizado em um só lugar, que seja de rápido acesso.
Porém, mesmo sendo muito funcional, a admissão digital não exclui 100% dos documentos físicos que a empresa deve guardar. Existem ainda documentos específicos que precisam ser mantidos na empresa, como atestados de saúde ocupacional.
Como funciona a admissão digital?
Após ser confirmada a aprovação no processo seletivo, o futuro funcionário receberá um link do RH ou DP para preencher o formulário de cadastro e anexar os documentos pessoais requeridos.
Essa tarefa pode ser realizada de qualquer computador ou smartphone, independentemente da hora ou local em que o empregado esteja.
Após finalizar o envio, as áreas envolvidas da empresa serão notificadas para validar as informações. Como esses dados já estão no sistema do Departamento Pessoal, já é possível incluir o profissional na folha de pagamento.
Quais são as vantagens da admissão digital?
Até aqui foi possível entender como o processo de admissão digital funciona. Agora, veremos as vantagens que sua empresa poderá obter em relação aos funcionários, e nos processos de recrutamento.
Custos menores
É fundamental que o Departamento Pessoal tenha um local de arquivo para os documentos dos atuais funcionários e daqueles que já não fazem mais parte do quadro. É comum encontrar em algumas instituições esses documentos armazenados em gabinetes sem serem digitalizados.
O ponto negativo disso é que todos esses documentos estão suscetíveis a serem danificados em caso de incêndio ou enchentes. Dessa forma, para manter o arquivo mais seguro e não ocupar tanto espaço físico, é indicado a digitalização e o armazenamento em servidores em nuvem.
Assim, você terá um acervo estratégico e ainda reduzirá custos com papel, impressões, pastas, estantes e outros objetos necessários para compor um grande arquivo físico.
Mais produtividade
Ter atenção à produtividade é importante para qualquer empresa, já que assim é possível aumentar a eficiência dos resultados. Desse modo, as atividades são entregues com mais qualidade e em um tempo menor.
Além disso, ampliar a produtividade minimiza o uso de outros recursos de produção, eliminando desperdícios e deixando as equipes mais conscientes.
A admissão digital pode ser vista como um investimento que impacta diretamente na produtividade dos colaboradores do RH. Ela agiliza o processo de contratação, possibilitando que menos pessoas percam tempo organizando, verificando e arquivando documentos.
Se houver a necessidade de consultar alguma informação de algum colaborador, acessar a pasta com seus arquivos é uma ação extremamente rápido e fácil, agilizando a gestão da organização.
Outro ponto positivo é não haver sobrecarga de tarefas admissionais nos colaboradores, permitindo que foquem em outras atividades.
Engajamento interno
A utilização da tecnologia para simplificar as atividades e otimizar o uso do tempo dos profissionais produz resultados positivos nos setores de RH e DP. Os empregados se sentem mais entusiasmados por terem ferramentas administrativas fáceis e ágeis, permitindo esforços mais estratégicos.
Os novos contratados também obtêm vantagens com a admissão digital. Fazer a entrega de documentos importantes sem sair de casa e com rapidez agiliza o processo e assegura uma vivência positiva antes do primeiro dia de trabalho.
Os profissionais de RH poderão se dedicar ao onboarding, fazendo com que o talento esteja engajado e motivado ao entrar na empresa.
Como fazer admissão digital?
O processo de admissão de funcionários acontece após o recrutamento e a seleção, que também é possível utilizar ferramentas tecnológicas.
Após definir qual candidato será contratado para a função, a organização envia o formulário com as informações sobre a vaga, a função, salário e os benefícios corporativos.
O novo colaborador anexa todos os documentos requeridos e preenche os formulários online. Após recepcionar as informações, o DP analisa se estão corretos, notificando o contador, que deve inserir o colaborador no eSocial.
Com essa atividade finalizada, o novo colaborador precisa apenas comparecer no dia combinado para iniciar sua integração.
Como escolher uma plataforma de admissão digital?
É necessário entender a operação desses processos para reconhecer quais atributos são fundamentais para serem melhorados. Verifique também o tempo médio de contratação atual — normalmente, uma organização demora 10 dias para finalizar uma contratação tradicional, sem uso de plataforma.
Conhecer as exigências legais e confirmar se a ferramenta segue exatamente o que está estabelecido também é um ponto de atenção. Em paralelo, analise se os recursos oferecidos já estão alinhados aos caminhos que o mercado de trabalho está tomando, as suas tendências e inovações. Como considerando o uso da Carteira de Trabalho digital.
Fazer a contratação de um profissional nem sempre é um processo simples, porém, o mercado tem se atualizado e criando alternativas que possam facilitar a rotina do RH, como na admissão digital.
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