O processo de recrutamento e seleção (R&S) de novos talentos é uma das atividades mais importantes do setor de Recursos Humanos (RH).
Na verdade, se considerarmos que o capital humano é o ativo mais valioso de qualquer organização e influencia diretamente os resultados alcançados, é possível afirmar que contratações bem-sucedidas são decisivas para o sucesso de qualquer empresa — daí a relevância de contar com um fluxograma de admissão. Você já ouviu falar desse mecanismo?
Nas próximas linhas, vamos explicar o conceito em mais detalhes, destacar os principais erros cometidos na admissão de colaboradores, listar uma espécie de passo a passo para a montagem do fluxograma e mais! Confira.
O que é o fluxograma de admissão?
Não raramente, os processos admissionais convencionais demandam períodos superiores a 30 dias. No entanto, esse longo prazo pode se transformar em um gargalo para o departamento de RH, que já precisa voltar sua atenção a inúmeros fatores, como documentos, burocracias etc.
Nesse contexto, o fluxograma de admissão é uma espécie de desenho técnico que visa contribuir para os processos de contratação, facilitando a organização e a identificação de cada fase a partir de uma tabela gráfica ou de um diagrama. Na prática, a partir dele, torna-se viável visualizar a “ordem” que se deve seguir na admissão de novos profissionais.
Isso, por sua vez, diminui exponencialmente o emprego de recursos institucionais — não só relativos ao caixa, mas também ao tempo que se tem disponível — em cada estágio do processo seletivo. Mas é importante destacar que o seu funcionamento depende da conclusão das “obrigações” atuais para, posteriormente, seguir para a próxima etapa.
Quais são os principais erros cometidos na admissão de funcionários?
Um dos principais benefícios de manter um fluxograma de admissão de funcionários é a redução das falhas comumente cometidas ao longo dos processos seletivos. Esse ganho, então, reverbera positivamente por toda a organização, já que evitar deslizes pode implicar a diminuição de gastos empresariais e outros entraves resultantes de uma má contratação.
Nesse sentido, é interessante conhecer alguns erros que, por vezes, tornam-se parte do processo de recrutamento e seleção, principalmente a fim de evitá-los:
- não avaliar o fit cultural dos candidatos — que remete à capacidade adaptativa de um profissional em relação à cultura organizacional e aos valores disseminados pela marca;
- não oferecer feedbacks aos participantes do processo seletivo — o que não só é prejudicial à imagem da empresa (e à marca empregadora), mas também pode gerar o desinteresse dos talentos mais qualificados em processos admissionais futuros;
- não recorrer a ferramentas de recrutamento e seleção — afinal, considerando que vivemos em uma era de transformação digital, “ignorar” as soluções tecnológicas que tornam os processos setoriais do RH otimizados é abrir mão de recursos que resultam em admissões mais bem-sucedidas e qualificadas.
Como montar um bom fluxograma de admissão de funcionários?
Independentemente de se tratar da seleção de novos talentos ou da recontratação de funcionários que já integraram a força de trabalho da empresa, o fluxograma de admissão se revela um incrível aliado. Afinal, também auxilia todo o time do departamento de RH a manter os processos padronizados.
Contudo, para que isso seja realmente possível, o responsável pelo seu desenvolvimento deve ter uma visão altamente detalhada do processo admissional. Do contrário, se não houver datas definidas e riqueza em minúcias — como a decisão acerca dos canais em que as posições em aberto serão divulgadas —, dificilmente, haverá boas contratações.
O fato é que, em se tratando da montagem de um fluxograma de admissão de funcionários, é preciso levar em conta que cada negócio pode apresentar uma estrutura distinta. A razão para tanto é que a finalidade principal é o atendimento às suas demandas específicas. Mas, via de regra, algumas etapas estão sempre presentes:
- contato com o talento aprovado na seletiva para a coleta de informações;
- encaminhamento do profissional para o exame de admissão;
- avaliação do exame e contato com o indivíduo para informá-lo da sua aptidão — ou não —, quando, diante de um resultado positivo, é dada continuidade ao processo;
- solicitação da cópia dos documentos pessoais do profissional, quando cabível;
- convocação do talento para a assinatura do contrato de trabalho e de outros acordos necessários;
- orientação acerca da carga horária a ser cumprida, do registro de ponto etc.;
- cadastramento do novo funcionário no sistema institucional de folha de pagamento;
- apresentação do espaço físico da organização ao novo colaborador;
- onboarding — ou seja, a integração do profissional recém-admitido.
O passo a passo para o desenvolvimento de um fluxograma de admissão de colaboradores
Compreendidas as etapas geralmente presentes no fluxograma, agora, é chegado o momento de entender o passo a passo para o seu desenvolvimento. A seguir, listamos as iniciativas fundamentais!
Entenda a utilização desse recurso
O ponto de partida para o desenvolvimento de um fluxograma de admissão é avaliar o empreendimento e, a partir disso, identificar em qual estágio a sua construção é necessária. Lembre-se de que esse domínio dos processos institucionais é indispensável para tirar proveito dos benefícios do recurso, como:
- diminuição das falhas nos processos de admissão;
- aumento da precisão e da agilidade nas atividades do setor de RH;
- melhora da marca empregadora perante o mercado etc.
Por exemplo, se você conta com um processo de contratação tradicional, em que há o recebimento de currículos e a triagem deles, o seu fluxograma vai ser diferente do que se sua empresa trabalha com uma ferramenta de recrutamento e seleção que possibilita a busca de currículos mais adequados à vaga disponível.
No primeiro caso, seria necessário constar no gráfico etapas desde a divulgação de vagas até a escolha dos candidatos a serem entrevistados. Já no segundo, você precisa incluir a etapa de procura de currículo, a qual deve ter um procedimento bem estabelecido também, e, posteriormente, contato com os selecionados, entrevistas etc.
Defina qual ferramenta será utilizada
É fundamental ter em mente que todo o planejamento do fluxograma será conduzido com base na ferramenta que integrará o cotidiano organizacional dos trabalhadores. Então, no momento de defini-la, considere as soluções que já estão em uso atualmente, o orçamento à disposição e a capacidade para o armazenamento de informações.
Nesse sentido, há programas específicos para elaboração do fluxograma, mas você pode optar também pelo próprio Word ou até mesmo pelo Canva. O importante é que a ferramenta possibilite a inserção de recursos visuais, como formas geométricas, setas, entre outros.
Estruture o desenho no sistema escolhido
Após os passos anteriores, é necessário desenhar o gráfico no software escolhido, avaliando qual tipo de representação é mais adequada. O mais indicado é levar em conta alguns fatores-chave, como o tamanho, a nitidez, a facilidade de compreensão das informações etc.
Treine os profissionais do RH para compreendê-lo
De que adiantaria a implementação de novos processos, com uma estrutura diferente, sem que os profissionais envolvidos estivessem aptos a entendê-lo? Nesse sentido, é imperativo promover treinamentos voltados tanto ao manuseio quanto à visualização e ao controle do fluxograma.
É importante também a equipe estar alinhada com relação ao fluxograma, pois, imagine a seguinte situação: um candidato foi aprovado na entrevista e a próxima etapa é o exame admissional. Porém, um dos profissionais de RH já passou na frente desse passo e pediu cópia dos documentos desse candidato, mas ele foi reprovado no exame.
Percebe que sua empresa fez o candidato perder tempo ao tirar cópia de seus documentos e enviar para a instituição? Isso certamente não será bem-visto perante o mercado e pode atrapalhar a atração de talentos.
Utilize a tecnologia a favor do RH
Nunca vivenciamos uma era em que os avanços tecnológicos surgem em um ritmo altamente acelerado e, praticamente na mesma velocidade, são substituídos por novas soluções digitais. Diante disso, é imprescindível não só acompanhar todas as tendências tecnológicas voltadas ao departamento de RH, mas também utilizá-las para garantir a otimização progressiva dos processos de R&S.
Entendeu como um fluxograma de admissão de funcionários pode ser um excelente aliado para tornar as contratações da empresa mais bem-sucedidas? Com o recurso, torna-se possível seguir um “passo a passo” para a admissão de novos talentos e, inclusive, para o controle de todo o processo, o que impacta positivamente até mesmo os índices de rotatividade, além de elevar os níveis de produtividade e os resultados institucionais em geral.
Você já havia ouvido falar do fluxograma de admissão? Que tal aproveitar para compartilhar este post nas suas redes sociais e levar esse conhecimento a outras pessoas? Vamos lá!