5 boas práticas ligadas à gestão de afastados

O afastamento de funcionários pelo INSS é uma realidade que as empresas devem encarar. Afinal, é função do local de trabalho garantir o bem-estar dos profissionais que estão cobrindo a ausência de outros, ao mesmo tempo em que precisa manter o controle dos níveis de produtividade da equipe e, consequentemente, de sua receita.

A gestão de afastados é um trabalho que faz parte da atribuição dos times de Recursos Humanos. Portanto, para contribuir com as melhores ações para lidar com a situação, desenvolvemos um guia prático com dicas valiosas sobre o assunto. Acompanhe!

1. Reconheça os pilares da gestão de afastados

O grande objetivo da gestão de afastados é ajudar a empresa a controlar e acompanhar os colaboradores que estão com seus contratos pausados por algum motivo.

Para ter eficiência no mapeamento e no acompanhamento dos profissionais que estão nessa situação, é necessário organizar bem as informações. Desse modo, é possível prestar o devido suporte clínico, administrativo e jurídico a essas pessoas. Tenha em mente que o colaborador precisa de orientação sobre quais são os procedimentos necessários, a fim de cumprir o afastamento sem se prejudicar.

Além disso, a equipe deve trabalhar para que o número de afastados seja sempre o mínimo possível, especialmente falando em acidentes ou doenças ocupacionais. Por isso, ela deve atuar com base em dois pilares:

1. futuro — falaremos mais sobre o assunto no próximo tópico — consiste na diminuição dos níveis de absenteísmo, identificando suas causas e quais medidas devem ser tomadas para prevenção;
2. passado, se dá pelo mapeamento dos colaboradores que já foram afastados, avaliando o grau de complexidade para o retorno ao trabalho, na busca pela identificação dos mais complexos e que vão precisar de maior apoio da empresa para que o profissional volte a exercer suas funções.

2. Estude o nível de absenteísmo na sua equipe

O sucesso no mercado de trabalho depende de vários fatores, incluindo a qualidade e produtividade do seu quadro de colaboradores.

Quando uma empresa se preocupa em realizar a gestão de afastados, pode constatar que o número de pessoas que estão com seus contratos de trabalho suspensos é maior que o desejado, representando uma fatia considerável do seu efetivo — o que acende um alerta para o absenteísmo.

O absenteísmo nada mais é que a ausência do colaborador no trabalho, tanto em atrasos e faltas quanto em afastamentos. Contudo, como este artigo trata exclusivamente dos afastados, estudar esse tema é importante para que a empresa identifique se está cometendo falhas que facilitam essas situações.

Os motivos mais comuns para afastamento de colaboradores são acidentes de trabalho, doenças ocupacionais e maternidade. Se há muitos afastados por acidente ou doença laboral, esse é um sério indicativo de que melhorias para atender as Normas Regulamentadoras devem ser feitas em paralelo a investimentos na gestão de pessoas e qualidade de vida dos profissionais.

3. Organize e controle os documentos relacionados às perícias

Outro objetivo da gestão de colaboradores afastados é minimizar qualquer tipo de problema que o afastamento possa gerar mesmo após o término do período.

Dito isso, é importante saber que toda a documentação do colaborador, incluindo a do afastamento, deve ser guardada por, no mínimo, 5 anos.

As organizações precisam ter em mente que o afastamento é uma suspensão do acordo, e não uma interrupção. Com isso, o colaborador não pode ser desligado, ainda que por conta própria, enquanto o contrato de trabalho estiver suspenso. Ter os documentos organizados comprova a estabilidade mínima de 12 meses na qual o empregado tem direito após o retorno.

Vale destacar que o pedido de afastamento e agendamento da perícia é de responsabilidade do colaborador. No geral, a empresa recebe o atestado de afastamento e o profissional se encarrega de tomar as providências necessárias para garantir os proventos. 

4. Saiba o que fazer em cada cenário

Cada motivo de afastamento exige uma postura diferente. Dominar o assunto é fundamental para que a gestão de afastados não apresente nenhum gap e a instituição acabe sofrendo alguma ação trabalhista.

Elaboramos um resumo com as principais orientações:

• caso o colaborador seja afastado por doença ou acidente fora do trabalho, o recolhimento do FGTS é por conta do INSS;
• profissionais afastados por doença ou acidente de trabalho devem ter o FGTS pago pela empresa;
• o INSS não deve ser descontado do benefício recebido pelo colaborador e não é de obrigação da empresa em nenhuma situação;
• afastamentos que acontecem dentro do mesmo período de aquisição de férias não contam para o tempo de concessão das férias;
• o colaborador recebe o 13º do INSS referente ao período de afastamento quando ele durar mais que 15 dias.

No caso de pagamento de benefícios como auxílio-alimentação, refeição, cultura, plano de saúde e odontológico, as regras são orientadas por acordo, convenção coletiva de trabalho ou política interna da organização.

Se não há obrigatoriedade estabelecida pelas convenções coletivas, a organização está livre para suspendê-lo, mas é de bom-tom que continue pagando.

Afinal, se o profissional está afastado por motivo de doença, acidente ou maternidade, é importante ter o respaldo para realizar o tratamento até a alta médica, independentemente de ter voltado ao trabalho ou não.

5. Mantenha o contato ativo com os colaboradores afastados

A ausência no trabalho fragiliza o relacionamento entre o profissional com a empresa e sua equipe. Quando a licença médica acaba e esse colaborador retorna para as suas atividades, a integração pode ser mais complicada e lenta que o onboardingde novos colaboradores.

Para evitar esse problema, é importante manter contato com os profissionais afastados e incluí-los nas atividades de endomarketing. Eles devem continuar recebendo mimos em datas comemorativas e os comunicados internos sobre os novos projetos da marca, por exemplo.

Como você pôde perceber ao longo das dicas, a gestão de afastados é mais que uma boa prática para a gestão de pessoas. Ela ajuda a proteger a empresa de possíveis ações trabalhistas e manter a organização do setor de recursos humanos.

Agora, uma dica final: em qualquer negócio, investir na experiência do colaborador é tão importante quanto manter o foco no cliente. E para você entender mais sobre isso, baixe o nosso e-book “Guia completo para melhorar a experiência do colaborador”.