Uma reunião de negócios é palco para resolução de muitos problemas. Em diversas ocasiões, esse brainstorm é fundamental para analisar casos, propor soluções e criar um plano de ação. Também são nesses encontros que a cultura de feedback é fortalecida. De modo geral, quando bem utilizadas, estas reuniões têm muito a agregar.
Nos últimos anos um modelo especial se popularizou, a reunião 1:1. Os números se referem a expressão one-on-one, que quer dizer ‘cara a cara’, dando a entender que é um encontro entre duas pessoas, com teor corporativo. Esse método, por assim dizer, mostrou-se bastante vantajoso, e neste artigo explicamos o porquê!
O que é reunião 1:1?
O engajamento dos colaboradores depende, entre outros fatores, de seu relacionamento com a gestão. É essencial que a figura da liderança seja vista com admiração e, sobretudo, confiança.
A reunião 1:1 é o momento em que o líder escuta o liderado, alinhando as expectativas e aparando as arestas. Trata-se de um encontro rápido, de até 30 minutos, em que o próprio funcionário leva a pauta, discutindo temas relevantes que impactam o trabalho de alguma forma.
Como funciona a reunião one-on-one?
Não existe um formato definido para esse tipo de reunião, embora ela apresente características específicas. Seu principal intuito é assegurar um encontro objetivo e proveitoso para ambos os envolvidos. Entenda como funciona a seguir.
Discussão do tema
Em geral, o assunto é proposto pelo colaborador, porém, a gestão também tem autonomia para fazê-lo, caso deseje incluir uma ou mais pautas e discuti-las. Afinal, a 1:1 é um feedback. O essencial é que os temas sejam alinhados antecipadamente para que não se perca tempo.
Duração
Falando em tempo, um ponto-chave é a duração, principalmente com as últimas mudanças no modelo de trabalho. Esse tipo de reunião, em média, não passa de meia hora. Entende por que o assunto deve ser planejado?
Em relação à periodicidade, a one-on-one pode acontecer quinzenal ou mensalmente. O espaço entre as conversas também depende da necessidade. Não vale a pena se reunir, se não houve novidades relevantes desde o último encontro.
Planejamento
Planejar a data e os tópicos que serão discutidos ajuda a tornar a conversa construtiva. Caso queira tornar o roteiro mais sucinto, divida-o em fases, por exemplo: o que discutirá primeiro? Se for um feedback, o ideal é iniciar abordando os pontos fortes do colaborador e acertos que ele tenha feito nos últimos dias ou semanas.
Em seguida, discute-se os pontos de melhoria, destacando exemplos do que não está em concordância. Lembre-se de dar espaço para que o colaborador se manifeste, sempre prezando pela empatia e o respeito, focando em seu desenvolvimento. Para finalizar a reunião, o gestor pode sugerir um plano de ação ou ações para o PDI do liderado.
Quais são as vantagens da reunião one-on-one?
Há quem veja reuniões como perda de tempo e que boa parte delas poderia ser substituída por um simples e-mail corporativo. Apesar de essa opinião guardar uma parcela de verdade, também é verdadeiro que esses encontros individuais são essenciais para ouvir o colaborador, demonstrar preocupação com seu desenvolvimento e participar desse processo, como gestor.
Confiança na relação líder-liderado
Tornar esses encontros periódicos é uma maneira de estreitar essa relação, mostrando ao funcionário que o gestor encontra espaço em sua agenda a fim de contribuir para o desenvolvimento profissional e pessoal do liderado. Para o líder é positivo também, pois aumenta a credibilidade do seu papel, reforçando seu propósito enquanto liderança.
Desenvolvimento da equipe
As reuniões 1:1 servem para que os funcionários compreendam melhor seu papel na organização. Com a ajuda de seus líderes, eles conseguem identificar com mais facilidade onde estão errando e aperfeiçoar, assim como potencializar seus pontos fortes. Esse diagnóstico é fundamental para se desenvolver na empresa, aumentando as chances de se destacar e ser promovido.
Troca de feedbacks
Não é só o time que precisa desse retorno, o chefe também. Ter esse encontro com todos os liderados, em diferentes momentos, possibilita olhar para si sob óticas distintas, considerando a visão de cada colaborador.
É possível que um deles note algo e tenha uma opinião sobre isso, já outro pense completamente diferente. Então, sem dúvida, é um momento rico para todos os envolvidos. Você pode perceber, por exemplo, a necessidade de contratar time remoto para suprir as demandas, enquanto a equipe interna foca em outras atividades.
Solução de problemas
Assim como qualquer reunião, a razão dessa envolve, ainda, a solução de problemas. O ponto positivo a mais da one-on-one é que ela deve ser rápida, então, há uma pressão maior para que se chegue nessas tratativas em tempo hábil, poupando o time de passar semanas em uma mesma questão.
Como conduzir uma reunião 1:1?
Se a ideia é implementar o método na empresa onde trabalha, dá para se basear em um roteiro simples, com perguntas para reunião 1:1 que auxiliem a tornar esse momento mais leve. Se o colaborador tiver levado seus pontos de debate, então o gestor pode iniciar, perguntando-o a respeito.
Caso o próprio líder comece, ele pode fazê-lo destacando os pontos positivos do funcionário. Sendo a primeira vez, é possível fazer comentários mais abrangentes, destacando características relevantes, como disciplina e criatividade, sempre dando exemplos de como enxergou isso na prática e de que maneira faz a diferença no dia a dia da equipe.
Caso não seja a primeira vez, o gestor pode continuar da mesma forma, porém dando mais atenção às características positivas que se destacaram nos últimos dias. Percebeu que o colaborador trabalhou melhor em equipe? Que tem sido mais pontual? Então, deixe-o saber disso.
Depois, vocês podem conversar sobre a reunião anterior, comparando e medindo a produtividade. Se não tiver mudado, já é um ponto de atenção para o gestor e o colaborador, pois, juntos, devem chegar a uma solução para isso, identificando se há algo que precisa ser melhorado ou se há a necessidade de uma capacitação remota.
Finalize destacando os principais objetivos, pois é essencial reforçar o porquê e a importância de sua colaboração para os resultados da empresa.
Investir em práticas como a reunião 1:1 é vantajoso para a equipe e a organização, colaborando de forma ativa para o alcance dos objetivos. Enquanto profissional de recursos humanos, é a oportunidade de causar impactos positivos na carreira dos funcionários.
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