A escolha de um sistema de gestão empresarial (ERP) é um dos passos mais estratégicos para o sucesso e a longevidade das pequenas e médias empresas (PMEs).
Além de centralizar as operações em um único sistema, ele contribui com a otimização de processos, a redução de custos e a tomada de decisões mais assertivas. No entanto, selecionar a solução ideal exige análise criteriosa de necessidades, orçamento e funcionalidades.
Se você tem essa dúvida, por aqui vai conseguir entender os critérios essenciais para escolher o sistema mais adequado à sua PME, garantindo que você faça um investimento seguro e eficiente. Confira!
Por que investir em um sistema de gestão empresarial para PMEs?
O principal objetivo de um sistema de gestão empresarial é integrar diferentes áreas da empresa, como finanças, vendas, compras, estoque, recursos humanos e logística, em um só ambiente. Para PMEs, essa integração representa mais do que eficiência: é um diferencial competitivo.
Segundo um relatório da Panorama Consulting Group, 95% das empresas que implementaram um ERP relataram melhorias significativas em seus processos de negócios.
‘Além disso, essas ferramentas ajudam PMEs a superar desafios como:
- controle financeiro: reduzindo erros manuais e melhorando a precisão em relatórios;
- otimização de recursos: automatizando tarefas rotineiras, liberando tempo para atividades estratégicas;
- tomada de decisão: proporcionando acesso em tempo real a informações cruciais;
- conformidade: garantindo o cumprimento de regulamentações fiscais e trabalhistas.
Para pequenas empresas que buscam crescer, investir em um ERP é um passo lógico, pois promove escalabilidade e torna os processos mais profissionais e eficientes.
O que levar em conta ao escolher um sistema de gestão?
Escolher o sistema de gestão empresarial ideal para sua PME requer atenção a diversos fatores. Uma decisão bem-informada garante que a ferramenta seja utilizada de forma eficiente, gerando resultados tangíveis. Veja só!
Funcionalidades que atendam às necessidades da sua empresa
Antes de tudo, analise as operações da sua empresa e identifique os processos que precisam de melhorias ou automação. Pergunte-se:
- Quais tarefas demandam mais tempo ou são mais propensas a erros?
- Quais áreas precisam de maior integração?
Por exemplo, se sua empresa possui um grande volume de vendas, é essencial que o ERP inclua um módulo de gestão comercial, integrado ao controle de estoque e financeiro.
lJá empresas prestadoras de serviços podem se beneficiar mais de um módulo de controle de contratos e faturamento recorrente.
Facilidade de uso e curva de aprendizado
O sucesso de um ERP está diretamente ligado à sua usabilidade. Um sistema complexo e difícil de operar pode gerar frustração na equipe, diminuindo a adesão e o retorno sobre o investimento. Prefira soluções com interfaces intuitivas e que ofereçam treinamento para os colaboradores.
Dica: muitas empresas oferecem períodos de teste gratuitos. Aproveite essa oportunidade para avaliar se o sistema é fácil de usar e se sua equipe se sente confortável com ele.
Suporte técnico disponível e confiável
Ter um suporte técnico acessível é essencial para garantir o funcionamento contínuo do sistema. Avalie:
- qual o tempo de resposta para resolver problemas;
- se o suporte está disponível 24/7;
- se existem canais dedicados, como chat, telefone ou e-mail.
Vale considerar que empresas que possuem suporte técnico local ou em português podem oferecer uma experiência mais personalizada, o que é especialmente importante para PMEs.
Integração com outras ferramentas e sistemas
Um ERP que não se comunica com as ferramentas que você já usa pode criar barreiras e limitar sua eficiência. Então, verifique se o sistema se integra facilmente a:
- CRMs (para gestão de clientes);
- plataformas de e-commerce;
- sistemas de recrutamento online;
- softwares de contabilidade;
- ferramentas de automação de marketing.
A integração reduz a duplicidade de trabalho, minimiza erros e permite uma visão mais abrangente da operação.
Custo e escalabilidade para acompanhar o crescimento
Embora o custo seja um fator importante, ele não deve ser o único critério. Considere o valor agregado que o sistema trará para a sua empresa. Além do custo inicial, avalie:
- custos de implementação e personalização;
- taxas de manutenção ou licenciamento;
- custo de treinamento para a equipe.
Outro ponto essencial é a escalabilidade. O sistema escolhido deve conseguir crescer com sua empresa, permitindo adicionar usuários, novos módulos ou maior capacidade de armazenamento conforme necessário.
Quais outros fatores são importantes na escolha do ERP?
Além das funcionalidades básicas, como gestão financeira, controle de estoque e automação de processos, existem outros aspectos que não podem ser ignorados ao escolher um sistema de gestão empresarial.
A seguir, você confere três fatores importantes que podem fazer toda a diferença no sucesso da implementação de um ERP em sua PME.
1. Segurança dos dados
Em um mundo onde ataques cibernéticos são uma ameaça crescente, escolher um sistema que priorize a segurança dos dados é fundamental. Certifique-se de que o fornecedor oferece:
- criptografia de dados;
- backups regulares;
- proteção contra acessos não autorizados.
2. Personalização
Cada empresa traz necessidades específicas, e um sistema altamente configurável pode ser mais vantajoso. Portanto, avalie se o ERP permite personalizar relatórios, fluxos de trabalho e integrações de acordo com suas demandas.
3. Capacidade de geração de relatórios e análise
Sistemas que oferecem relatórios detalhados e ferramentas de análise permitem que os gestores identifiquem oportunidades de melhoria e ajustem estratégias rapidamente.
Por exemplo, relatórios de fluxo de caixa podem ajudar a antecipar problemas financeiros, enquanto dashboards de vendas fornecem insights sobre o desempenho da equipe comercial.
Dicas finais: como escolher o sistema ideal?
Selecionar o sistema de gestão empresarial perfeito para sua PME exige mais do que apenas avaliar funcionalidades e custos.
Algumas etapas estratégicas podem ajudar a garantir que você tome a melhor decisão e maximize o retorno sobre o investimento. Confira estas dicas finais!
1. Converse com outros usuários
Entre em contato com outras empresas do mesmo setor ou que enfrentam desafios similares aos seus e que já utilizam o sistema que você está considerando.
Pergunte sobre os benefícios e as dificuldades encontrados durante a implementação e o uso diário. Esses feedbacks práticos podem revelar detalhes que nem sempre estão claros nas informações do fornecedor.
2. Aproveite demonstrações e períodos de teste
Como comentamos, a maioria dos fornecedores oferece períodos de teste ou demonstrações gratuitas. Use essas oportunidades para explorar a interface, testar as principais funcionalidades e avaliar como o sistema se ajusta às necessidades da sua empresa.
Envolva sua equipe nesse processo para identificar eventuais dificuldades de usabilidade ou integração com processos existentes.
3. Planeje cuidadosamente a implementação
A implementação de um ERP é uma mudança significativa e deve ser tratada como um projeto estratégico. Certifique-se de que sua equipe esteja preparada e engajada, forneça treinamentos e defina metas claras para cada etapa do processo.
Além disso, trabalhe com prazos realistas e considere o impacto da transição nas operações diárias, evitando sobrecarregar o seu quadro de funcionários.
Investir em um sistema de gestão empresarial não é apenas uma decisão tecnológica; é uma escolha estratégica que impacta diretamente o futuro da sua PME. Um ERP bem escolhido pode transformar a maneira como sua empresa opera, proporcionando maior eficiência, organização e competitividade.
Já vai escolher o sistema que irá transformar sua PME? Para mais dicas sobre como a tecnologia pode otimizar sua gestão de recursos humanos, confira nosso artigo sobre tecnologia e RH.
