Saiba como a LGPD impacta o gerenciamento documental nas empresas e quais são as ações ideais para manter os dados seguros!
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) entrou em vigor em 2020 com o intuito de modificar a relação entre usuários e detentores de dados. Os princípios da LGPD, portanto, impactam diretamente as mais diferentes áreas de uma empresa, sobretudo o RH.
É justamente esse o setor responsável pelo gerenciamento de pessoas em um empreendimento. O departamento lida, por exemplo, com a gestão de documentos para executar seu trabalho, o que demanda alguns cuidados importantes nas atividades internas.
Mas, afinal, como fazer uma boa gestão de documentos no RH e no DP, segundo as normas da LGPD? Continue a leitura e fique por dentro do assunto!
O que é gestão de documentos no RH e no DP?
O gerenciamento de documentos, que ocorre no setor de RH e no de DP, envolve o armazenamento, a organização e o uso inteligente dos dados da empresa. A estratégia pode ser feita de forma física ou digital, de acordo com os recursos disponíveis no negócio.
No entanto, nos últimos anos, com o avanço da transformação digital, cada vez mais a gestão de documentos é realizada online para simplificar a busca e dar mais agilidade aos processos. Assim, os profissionais podem dedicar seu tempo a tarefas mais relevantes, sem demorar muito procurando as informações.
Ou seja, a ideia é facilitar o acesso e tornar a pesquisa de dados mais otimizada e segura. Na prática, a gestão de documentos oferece uma série de vantagens para empresas de todos os portes e segmentos, como veremos no tópico a seguir.
Por que é importante gerenciar os documentos do RH?
O gerenciamento documental é uma maneira de a companhia manter-se em conformidade com as leis vigentes, como a LGPD, que estipula normas para o tratamento de dados sensíveis. Sem isso, é possível ter graves consequências e penalidades, como aumento do risco de perda de informações importantes.
É um fato: toda empresa lida com uma série de documentações, como contratos, contas, holerites, recibos, entre outros. Para manter a organização da enorme quantidade de arquivos, com total eficiência e compliance, é preciso contar com planejamento e operações bem definidas.
Até porque trabalhar com muitos arquivos, sobretudo os físicos, pode gerar algumas despesas, como necessidade de reformas na infraestrutura para aumentar a capacidade de armazenamento. Os custos são ainda mais altos quando o negócio não investe na gestão documental e na capacitação dos colaboradores responsáveis pela atividade.
É preciso ter em mente que o gerenciamento dos documentos atua de forma direta nas tarefas administrativas, no planejamento e na tomada de decisão estratégica. Quando feita de maneira apropriada, portanto, a ação é capaz de reduzir falhas, aumentar a produtividade da equipe e melhorar os resultados do empreendimento.
Qual a relação dos documentos do RH com a LGPD?
A LGPD surgiu para garantir que as organizações públicas e privadas usem, coletem, armazenem e compartilhem os dados dos usuários, a partir de algumas regras e procedimentos. Assim, as informações pessoais podem ser mantidas em segurança, com direito à privacidade e à transparência em casos de uso.
Os documentos do RH podem conter RG, CPF, endereço, origem racial ou étnica, orientação sexual, biometria, entre outros. A LGPD exige cuidados bem específicos com o tratamento dessas e de outras informações, regulamentando tanto os arquivos físicos quanto os digitais.
A legislação determina, por exemplo, a obrigatoriedade do consentimento do titular dos dados quando as informações estão sob a responsabilidade da empresa. Em caso de descumprimento das regras da LGPD, a organização pode sofrer sanções, infrações e multas.
Nesse sentido, é importante conhecer quais são os principais documentos para a adequação à lei. Veja a seguir:
- plano para gestão de incidentes;
- data mapping;
- cronograma de gestão;
- plano de ação com gerenciamento de riscos;
- política de segurança da informação;
- política de privacidade interna;
- política de privacidade externa;
- plano de comunicação e treinamentos;
- termo de compromisso com a segurança;
- relatório de impacto.
É fundamental que existam procedimentos precisos para evitar que dados com informações relevantes sejam perdidos ou destruídos por qualquer tipo de situação. Com o uso estratégico da tecnologia, por exemplo, fica mais simples realizar a administração, o arquivamento e o gerenciamento dos documentos com qualidade.
Como fazer uma boa gestão de documentos no RH?
Como vimos, independentemente do segmento de mercado, as empresas devem ter cautela e planejamento para cuidar dos seus documentos. A perda de informações sensíveis e o desrespeito à LGPD pode prejudicar significativamente o negócio. Veja algumas formas de evitar isso.
Por meio de tecnologias
Para garantir a segurança sobre os dados, é necessário contar com tecnologias específicas, como softwares de gestão de RH. Esse tipo de sistema permite uma análise das informações, bem como um processo de arquivamento seguro, reduzindo os riscos.
De acordo com publicação da advogada Camila Linhares no portal Contábeis, a preocupação com essa questão já deve começar na fase pré-contratual, pensando no recebimento de currículos. Nesse sentido, é interessante contar com uma ferramenta de recrutamento e seleção, que já dispõe de um termo de consentimento relacionado aos dados, por exemplo.
No entanto, existem documentos que precisam ser mantidos em versões físicas, como no caso de contratos e escrituras. Para isso, é necessário separar uma área específica para guardar os papéis, como prateleiras e corredores identificados e organizados.
Por meio de políticas dentro da empresa
Outra maneira eficiente de fazer a gestão de documentos é criar políticas de uso e boas práticas. Com isso, fica mais simples gerenciar quais dados têm acesso livre e quais são restritos apenas aos gestores, por exemplo. O controle pode ser feito por senhas e por meio de métodos de segurança avançados.
O próprio Windows faz restrições de acesso desse tipo em arquivos, mas também é possível utilizar softwares para essa função, os quais, inclusive, definem validade do acesso que alguém pode ter a um arquivo, impedem determinada pessoa de fazer impressões, entre outras utilidades.
Por que essa gestão ajuda na reputação da empresa?
Cuidar dos documentos de uma empresa segundo as regras instituídas pela LGPD pode ser realmente desafiador, sobretudo para as equipes de RH e DP. Mesmo assim, com investimentos nesse setor, as companhias podem ter bons resultados e garantir a confiabilidade das informações dos usuários.
Nesse caso, os usuários podem ser clientes, fornecedores, colaboradores, investidores, entre outros. Por se tratar de uma ação altamente vulnerável e estratégica, é fundamental que o empreendimento se dedique para a adequação das leis vigentes.
Inclusive, em casos de roubo, vazamento de dados, entre outros incidentes, a imagem da marca pode ser diretamente afetada no mercado — afetando a atração de talentos — e entre os consumidores. Portanto, realizar o gerenciamento documental é a melhor indicação para impedir que esse tipo de situação ocorra.
Como vimos, a gestão de documentos é uma prática indispensável para qualquer negócio. Lembre-se do quão relevante é manter a segurança dos dados no RH e no DP, a partir das normas da LGPD, para não ter problemas e gerar ocorrências negativas que afetam o funcionamento e o crescimento do empreendimento.
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