A demissão de um colaborador nunca é um processo simples, principalmente para pequenas e médias empresas (PMEs). Mais do que comunicar o desligamento, é preciso reunir e entregar uma série de papéis e comprovantes seguindo a legislação. Um lapso pode gerar multas, reclamações trabalhistas e muita dor de cabeça. Por isso, conhecer exatamente os passos e manter a organização é fundamental.
O que muda para a PME ao demitir um funcionário?
Empresas menores, por vezes, acreditam que podem flexibilizar procedimentos na dispensa de funcionários. No entanto, as regras valem para todos: tanto microempresas quanto grandes corporações precisam seguir as exigências da legislação trabalhista quando se trata do encerramento do contrato. Esse cuidado evita que o empregador assuma riscos desnecessários e previne litígios judiciais.
Segundo especialistas em RH, a maioria dos passivos trabalhistas em PMEs ocorre por falta de atenção à documentação de saída. Muitas vezes, a rotina apertada faz com que o responsável pelo RH acumule funções e perca prazos essenciais. E, diferente do que muitos pensam, fiscalizações e notificações por erros no processo de desligamento são bastante comuns.
Por isso, antes de iniciar a demissão, vale conferir soluções que auxiliam na organização documental. Ferramentas como a Catho Empresas ajudam negócios de todos os tamanhos a manter a documentação das contratações e demissões em ordem, garantindo segurança do início ao fim do vínculo empregatício.
Documentos obrigatórios para demissão: passo a passo completo
Ao desligar um funcionário, a empresa precisa montar um dossiê com diferentes documentos. Cada um deles tem finalidades distintas e cumpre exigências legais. Veja, passo a passo, o que não pode faltar:
- Termo de rescisão do contrato de trabalho (TRCT): O documento principal, detalhando os valores pagos e descontados.
- Termo de quitação das verbas rescisórias: Comprovante dos pagamentos realizados, assinado por ambas as partes.
- Guia de recolhimento do FGTS (GRRF): Demonstra que o FGTS foi recolhido e, se cabível, inclui a multa rescisória.
- Extrato do FGTS: Documento retirado no site da Caixa Econômica, mostra todos os depósitos realizados no período do contrato.
- Guia do seguro-desemprego: Apenas em demissões sem justa causa, o trabalhador recebe as guias para solicitar o benefício.
- Comprovantes de pagamento (holerites): Os três últimos contracheques devem ser entregues ao colaborador.
- Carteira de trabalho (CTPS) atualizada: Anotar a demissão, motivo e data de saída.
- Comunicação de dispensa (CD): Usada em casos que exigem notificação a órgãos oficiais.
- Declaração de devolução de equipamentos: Registra a devolução de materiais, crachás e outros itens que eram usados pelo funcionário.
- Atestado de saúde demissional: Exame médico comprova a aptidão do colaborador para o desligamento.
Muitas empresas também incluem relatórios de férias já quitadas, comprovantes de entrega de uniformes ou veículos, e eventuais acordos, caso existam.
Quem deseja um passo a passo detalhado pode consultar o checklist de demissão disponível no blog da Catho Empresas, que traz dicas práticas para não esquecer nenhum item.
Prazos trabalhistas que a pequena empresa precisa cumprir
Não basta entregar os documentos, é preciso respeitar os prazos. Aliás, grande parte das multas trabalhistas decorre de atrasos injustificados. Após o término do aviso prévio trabalhado ou indenizado, o empregador tem até 10 dias corridos para realizar todos os pagamentos e fornecer os documentos rescisórios.
- Pagamento de verbas (saldo de salário, férias, 13º, etc.): em até 10 dias após o encerramento do contrato, seja por aviso prévio ou outro motivo.
- Entrega do TRCT assinada e demais comprovantes: dentro do mesmo prazo.
- Entrega das guias para seguro-desemprego e liberação do FGTS: também deve ocorrer até o décimo dia.
Atrasos em qualquer etapa podem gerar multas ao empregador, além de facilitar a abertura de processos judiciais pelo ex-colaborador. Dificilmente o funcionário esquece de checar os valores, datas e assinatura de cada recibo.
Caso a rescisão seja por justa causa ou rescisão indireta, existem particularidades. Mais informações sobre esses tipos específicos de encerramento contratual podem ser vistas no conteúdo sobre demissão por justa causa ou no artigo sobre rescisão indireta.
Como entregar guias, recibos e comprovantes da forma correta
Para cada papel, existe um formato e método de entrega. Veja o que é considerado mais seguro pelos departamentos de RH e pela legislação:
- Assinatura dos documentos: Sempre preferir assinaturas presenciais, no momento da quitação, para garantir que o colaborador receba e reconheça os montantes. Hoje, firmas eletrônicas também podem ser usadas, desde que seguras e aceitas pela legislação.
- Recibo detalhado: Nunca entregar verbas ou papéis em dinheiro ou avulsos sem recibo claro, discriminando todos os valores.
- Cópias: Uma via assinada vai para o empregado e outra para o acervo da empresa. Guarde ambos por, pelo menos, cinco anos.
- Orientação ao trabalhador: Explique o passo a passo de como acessar o FGTS, seguro-desemprego e demais direitos, já que muitos não conhecem todos os seus benefícios.
Como detalhado no conteúdo sobre obrigações trabalhistas, manter arquivos protegidos e bem catalogados é uma recomendação básica para evitar pedidos de comprovação anos após a saída do funcionário.
Checklist final para desligar um funcionário sem problemas legais
Com tudo documentado, é hora de revisar o checklist final. Cada empresa pode criar seu próprio roteiro, mas recomenda-se sempre checar:
- Termo de rescisão preenchido e assinado
- Comprovante de pagamento das verbas no prazo legal
- Atualização correta na Carteira de Trabalho
- Guias do seguro-desemprego, se aplicável, entregues ao colaborador
- Recibo de entrega de holerites, férias e possíveis acordos
- Atestado demissional realizado e anexo ao dossiê
- Declaração sobre devolução dos materiais, EPIs e demais pertences
Esse checklist é indispensável para evitar esquecimentos e possíveis conflitos futuros. Para casos de dúvidas sobre o aviso prévio e mudanças recentes, sugerimos a leitura do artigo dedicado ao tema: aviso prévio: saiba o que mudou.
Conclusão
Ao longo dos anos, ficou evidente: organização na hora de reunir todos os documentos para a rescisão faz toda a diferença para a saúde jurídica das PMEs. Negligenciar etapas ou deixar papéis de lado pode comprometer o caixa da empresa por anos. Com uso de soluções tecnológicas, como as oferecidas pela Catho Empresas, é possível automatizar rotinas, manter registros digitais e garantir segurança do processo de contratação até a demissão.
Quem prioriza a documentação correta constrói uma equipe mais confiante, reduz passivos e fortalece sua reputação no mercado de trabalho. Conheça as soluções da Catho Empresas para facilitar não apenas a contratação dos melhores profissionais, mas também para garantir processos organizados do início ao fim do vínculo, com total amparo legal.
Perguntas frequentes sobre documentos para demissão de funcionário
Quais documentos preciso para demitir um funcionário?
São necessários: termo de rescisão do contrato de trabalho (TRCT), guia do FGTS, comprovante de pagamento das verbas, carteira de trabalho atualizada, guias do seguro-desemprego (em demissões sem justa causa), holerites recentes, atestado médico demissional e recibo de devolução de equipamentos e materiais. Todos devem ser entregues no prazo legal e devidamente assinados.
Como funciona a entrega dos documentos de demissão?
A empresa organiza todos os papéis e combina com o colaborador um horário para entrega pessoal, preferencialmente presencial para coleta das assinaturas. Podem ser usadas alternativas digitais, com assinatura eletrônica válida, desde que haja reconhecimento mútuo e segurança jurídica em cada etapa.
Onde encontrar modelos de documentos para rescisão?
Modelos podem ser encontrados em sites oficiais do governo, sindicatos e em plataformas especializadas em RH. O blog da Catho Empresas traz exemplos atualizados de checklists e modelos de documentos rescisórios.
Quais papéis são obrigatórios na rescisão?
Os principais são: termo de rescisão (TRCT), extrato do FGTS, guia do seguro-desemprego (em casos sem justa causa), holerites, carteira de trabalho com registro atualizado e atestado demissional. Pode ser necessário acrescentar declarações específicas de devolução de objetos, conforme a rotina da empresa.
Quando devo entregar os documentos ao empregado?
Todos os documentos e valores precisam ser fornecidos até 10 dias corridos após o encerramento do contrato, seja após aviso prévio cumprido ou indenizado. Esse prazo está previsto na legislação, e atrasos podem acarretar multas para a empresa.
