Um onboarding de colaboradores bem-estruturado é fundamental para que os novos contratados tenham o conhecimento necessário a respeito do negócio e de todo o processo de integração. Isso possibilita que eles estejam mais bem preparados para incorporar a cultura organizacional e os valores da empresa.
Esses fatores são fundamentais para uma melhor adaptação dos profissionais, o que leva a uma melhor performance em um curto espaço de tempo. Para que todos esses benefícios sejam alcançados, é fundamental estruturar as boas-vindas ao novo colaborador com ações bem-definidas e com objetivos claros.
Para ajudar você a estruturar um onboarding para os novos colaboradores, preparamos algumas dicas. Acompanhe!
O que é o onboarding?
O onboarding, também conhecido como integração de funcionários ou boas-vindas ao novo colaborador, é o processo de recepção, integração e capacitação de novos membros da equipe em uma organização. Ele visa familiarizá-los com a cultura, políticas, procedimentos e expectativas da empresa, além de fornecer as ferramentas e conhecimentos necessários para desempenharem suas funções com eficiência desde o início.
Quais são os benefícios do onboarding de colaboradores?
Quando o profissional é contratado, a empresa precisa inseri-lo na rotina da organização, de modo que ele se sinta parte da equipe. Isso é fundamental para a construção de um clima organizacional positivo, que traga vários benefícios para a empresa, como o aumento da produtividade, fit cultural e a retenção de talentos.
Nesse cenário, se implantado com sucesso, o processo de onboarding de novos colaboradores traz diversas vantagens para as empresas. Separamos as principais para você a seguir!
Aumento do engajamento
Quando as pessoas se sentem parte da companhia e se integram à equipe, fica mais fácil conquistar a confiança e o comprometimento delas, o que eleva o nível de engajamento, favorecendo a produtividade.
Isso acontece porque o profissional se sente acolhido e tem à disposição as informações necessárias para poder fazer boas entregas. Com isso, ele tende a se sentir grato, o que também colabora com a formação de um clima organizacional positivo.
Receptividade
O onboarding de colaboradores também ajuda na elevação dos índices de receptividade da equipe e da liderança, o que é outro ponto muito positivo para o novo candidato, que se sente acolhido e amparado pelas pessoas que já fazem parte da organização.
Quando os novos contratados são recepcionados pela liderança, isso também favorece a autoestima deles, de modo que tendem a se empenhar mais em suas entregas, esforçando-se mais para se adequar ao novo ambiente laboral.
Aumento na produtividade
Com os novos funcionários integrados à equipe e de posse das informações necessárias para executar as suas tarefas, eles conseguem se adaptar com mais facilidade às novas rotinas, contribuindo já nas primeiras semanas com os processos da empresa. Isso garante o aumento da produtividade, fator fundamental para o sucesso de qualquer negócio.
Redução da rotatividade
Ao se adaptar com mais facilidade ao novo ambiente laboral assim, logo de início, as chances de o profissional permanecer por mais tempo na empresa são maiores. Somado às ideias inovadoras para o RH, esse é um ponto muito positivo para agir na redução do turnover.
Quais são as etapas essenciais?
Agora que entendemos o significado do onboarding, vamos nos aprofundar nas etapas essenciais que compõem esse processo. Cada etapa desempenha um papel crucial na integração bem-sucedida de novos colaboradores e contribui com o seu desenvolvimento e engajamento a longo prazo na organização. Vamos examinar cada uma delas em detalhes?
Planejamento prévio
Antes mesmo da chegada do novo colaborador, é essencial um planejamento cuidadoso do processo de onboarding. Isso inclui a definição de responsabilidades claras para os membros da equipe de integração, a preparação de materiais e recursos relevantes e a designação de um mentor ou responsável pela integração. Além disso, é importante estabelecer metas e objetivos claros para o processo de integração, garantindo que ele esteja alinhado com as estratégias e valores da empresa.
Recepção acolhedora
A primeira impressão é fundamental para o sucesso do processo de onboarding. Uma recepção calorosa e acolhedora demonstra ao novo colaborador que ele é valorizado e bem-vindo à equipe. Isso pode incluir uma mensagem personalizada do CEO ou do líder de equipe, um tour pela empresa para familiarizá-lo com as instalações e a apresentação dos colegas de trabalho, proporcionando a oportunidade de estabelecer conexões desde o início.
Treinamento e capacitação
Oferecer treinamento e capacitação adequados é essencial para que o novo colaborador compreenda suas responsabilidades e se sinta confiante em desempenhar suas funções. Isso pode incluir treinamentos formais ministrados por especialistas internos ou externos, mentorias com membros da equipe experientes e acesso a materiais de referência, manuais e recursos online. O treinamento deve ser adaptado às necessidades específicas do cargo e do colaborador, garantindo que ele adquira as habilidades e conhecimentos necessários para ser bem-sucedido em sua função.
Definição de expectativas claras
É fundamental que o novo colaborador compreenda claramente suas metas, responsabilidades e expectativas de desempenho desde o início. Isso inclui comunicar as metas da empresa, os objetivos do departamento e as expectativas de desempenho individual. Além disso, é importante estabelecer um plano de desenvolvimento claro, identificando oportunidades de crescimento e progressão na carreira dentro da organização.
Integração à cultura organizacional
Além de compreender as políticas e procedimentos da empresa, o novo colaborador deve se integrar à sua cultura organizacional. Isso inclui compreender os valores, a missão e a visão da empresa, e como eles se refletem no dia a dia de trabalho. Promover atividades que incentivem a participação e o engajamento do colaborador na cultura organizacional, como eventos sociais, programas de voluntariado e iniciativas de responsabilidade social corporativa, pode ajudar a fortalecer o senso de pertencimento e identidade com a empresa.
Acompanhamento e suporte contínuos
O processo de onboarding não termina após os primeiros dias ou semanas. É importante oferecer um acompanhamento contínuo e suporte ao novo colaborador, garantindo que ele se sinta apoiado e capacitado para enfrentar os desafios do novo cargo. Isso pode incluir reuniões regulares de acompanhamento com o supervisor ou mentor, feedback construtivo sobre o desempenho e a adaptação do colaborador, bem como a disponibilidade de recursos e suporte para lidar com questões ou dificuldades que possam surgir durante o período de integração.
Avaliação do processo de onboarding
Por fim, é essencial avaliar periodicamente o processo de onboarding para identificar pontos fortes e áreas de melhoria. Isso pode ser feito por meio de feedbacks dos colaboradores, análise de indicadores de desempenho, como taxa de retenção e produtividade, e revisão constante das práticas de integração. A partir dessas avaliações, ajustes podem ser feitos para aprimorar o processo e garantir uma integração eficaz e satisfatória para todos os envolvidos.
Como estruturar um onboarding?
O processo de onboarding de novos colaboradores começa ainda no processo seletivo, quando o recrutador transmite informações sobre a empresa para os candidatos.
Assim, quando eles passam pelo teste comportamental e chegam ao final do processo de seleção, já têm condições de avaliar se a empresa atende ou não às suas expectativas de trabalho.
Ao ser encaminhado para a admissão, outras providências devem ser tomadas. Para otimizar os trabalhos, você pode criar um calendário de admissões. Dessa forma, conseguirá passar as informações para um número maior de contratados.
Confira como fazer um onboarding de colaboradores!
Ofereça informações na contratação
No momento em que o contratado se prepara para trazer a documentação necessária para a admissão, é essencial fornecer-lhe informações abrangentes sobre questões burocráticas e práticas da empresa. Isso inclui detalhes sobre os procedimentos de registro de ponto, benefícios oferecidos, acesso às instalações, ferramentas e equipamentos, e outros aspectos relevantes para sua integração.
Além disso, é importante comunicar claramente a data do primeiro dia de trabalho, horário e a agenda prevista para esse dia, garantindo que o novo colaborador esteja bem preparado e informado desde o início.
Prepare a equipe e o ambiente
Para garantir uma transição suave e acolhedora para o novo membro da equipe, é fundamental informar tanto a liderança direta quanto a equipe de trabalho sobre sua chegada iminente. Isso pode ser feito por meio de um e-mail detalhando a data de início e outras informações relevantes.
Além disso, é crucial verificar se todos os preparativos necessários foram feitos, incluindo a disponibilidade de uma mesa de trabalho, configuração do computador, fornecimento de senhas e acesso a sistemas, disponibilidade de telefone e materiais de escritório. Esses passos garantem que o novo colaborador se sinta verdadeiramente bem-vindo e pronto para iniciar suas atividades com confiança.
Crie palestras para receber o novo contratado
Cada empresa tem as suas próprias normas, regras, particularidades e outros fatores que devem ser informados ao novo colaborador. O primeiro dia de trabalho é o ideal para que todas essas informações sejam transmitidas. Para isso, crie um cronograma de palestras a fim de apresentar as informações mais relevantes. Por exemplo, a equipe de RH pode fazer uma apresentação falando sobre regras, normas de conduta e benefícios da empresa.
A equipe de comunicação pode falar sobre o histórico da organização, e o pessoal de vendas, sobre a atuação nos mercados. Já o time de produção pode falar sobre como as atividades são executadas. É claro que você pode adaptar esse exemplo à realidade da sua empresa. O mais importante é criar um evento contando com as áreas envolvidas para apresentar a empresa da melhor forma possível.
Faça um tour pela companhia
Realizar um tour pela empresa é uma etapa essencial no processo de integração, pois proporciona ao novo contratado uma oportunidade de se familiarizar com o ambiente de trabalho e conhecer as instalações da organização. Durante o tour, o novo colaborador terá uma visão geral da operação da empresa, o que ajudará a situá-lo melhor em seu novo ambiente de trabalho e a compreender como as diferentes áreas interagem entre si.
Eleja um mentor
Diante da quantidade significativa de informações recebidas em um curto período, é crucial designar um mentor para acompanhar o novo funcionário durante seus primeiros dias na empresa. Esse mentor pode ser um colaborador mais experiente ou até mesmo um membro da liderança da área. A presença de um mentor oferece ao novo colaborador um guia confiável para ajudá-lo a se adaptar ao ambiente de trabalho, responder a dúvidas e orientá-lo no processo de integração, facilitando assim sua transição para a equipe.
Como estruturar um onboarding remoto?
Em tempos de pandemia causada pelo coronavírus, muitas empresas se destacaram no mercado e continuaram contratando. É fato que, mesmo após o período, a realidade do trabalho remoto se manteve em diversos segmentos do mercado. Para fazer o onboarding nessa situação, é preciso estar atento a duas questões centrais: conteúdo e ferramentas. Veja!
Conteúdo
Utilize vídeos gravados para fornecer ao novo colaborador as principais orientações e informações da empresa. Esses vídeos podem abordar temas como cultura organizacional, políticas internas, expectativas de desempenho e outros aspectos relevantes. Dessa forma, o novo colaborador terá acesso aos elementos essenciais para compreender a empresa e seu papel nesse contexto.
Caso não seja viável gravar vídeos abrangentes de todos os eventos de integração, compartilhe documentos e materiais informativos que estejam disponíveis. Isso inclui manuais de boas-vindas, políticas da empresa, apresentações e outros recursos que auxiliem na compreensão do funcionamento e dos valores da organização.
Ferramentas
A tecnologia desempenha um papel fundamental no onboarding remoto. Utilize ferramentas de comunicação e colaboração online para enviar os conteúdos disponíveis e estar disponível para esclarecer quaisquer dúvidas que possam surgir. Recorra a plataformas de videoconferência, e-mail, mensagens instantâneas e outras ferramentas virtuais para facilitar a interação e o acompanhamento do novo colaborador durante o processo de integração.
Ao adotar uma abordagem cuidadosa e bem estruturada para o onboarding remoto, as empresas podem garantir que os novos colaboradores se sintam acolhidos, informados e preparados para contribuir de forma eficaz, mesmo em um ambiente de trabalho virtual.
Como avaliar um onboarding?
Solicite o feedback dos novos colaboradores após o processo de onboarding, o que é fundamental para a melhoria contínua dos processos. Você pode fazer isso enviando formulários, que podem ser anônimos, para preenchimento.
É importante criar métricas para avaliar a evolução do processo de onboarding na sua empresa. Isso possibilita que você tenha um comparativo ao longo do tempo e possa embasar melhor os processos de tomada de decisão no setor de RH envolvendo as integrações.
Como vimos ao longo desta leitura, estruturar o onboarding de colaboradores é possível, mas requer planejamento e um acompanhamento contínuo das atividades para que o processo atinja os resultados esperados.
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