Você deve estar se perguntando o porque deste título, ou então imaginando que vamos falar sobre as os desafios das metas que um gestor deve atingir para manter a sua posição na empresa. Na verdade, quando falamos de gestão e de cálculos, estatísticas, medições e gráficos, estamos simplesmente falando sobre administração na sua essência.
Não pense que este artigo tem o objetivo de colocar em um patamar inferior as ciências humanas, porque estará errado. O objetivo é, assim como fez Frederick Taylor em seu Estudo dos Tempos e Movimentos, ressaltar a administração de empresas como ciência e que todo administrador, seja de uma célula de produção ou seja de uma grande corporação, necessita atribuir valores numéricos ao seu trabalho.
Durante a apresentação de qualquer trabalho realizado, os números geram no ouvinte a sensação de assertividade, de precisão das informações transmitidas pelo apresentador.
Estruture uma boa coleta de dados
“Quem não sabe para onde ir, não chega a lugar algum”. Esta frase, que nega a si mesma na lógica, é uma afirmativa que reforça a importância de identificar um objetivo antes de iniciar a coleta de dados. Em primeiro lugar – antes mesmo de iniciar o trabalho de campo – o gestor deve saber qual informação deseja apresentar. Se o objetivo é apresentar a produtividade do setor, ele deverá coletar informações sobre as quantidades produzidas, número de horas de trabalho, horas ociosas e quanto custa cada item.
Caso a empresa não possua programas de apoio à gestão específicos, há neste ponto uma grande oportunidade de aprendizado, pois o gestor poderá direcionar todas as fases do trabalho, desde a confecção de planilhas de controle até o cruzamento dos dados para a extração dos resultados, os famosos indicadores.
É muito importante saber que os dados deverão ser organizados sistematicamente e interpretados, para só após gerarem informações.
O gráfico é a música do administrador
Este título é intencional, pois se o gestor possui diversos dados nas mãos, mesmo que organizados sistematicamente, processados e confirmados, isto não quer dizer que ele fará uma boa leitura, pois "os dados estão para a o administrador assim como as notas estão para o músico"; portanto, se você é um gestor em início de carreira será como o músico aprendiz que ainda não possui o ouvido apurado para identificar a nota, no mar de notas de uma música.
Da mesma forma, você, gestor iniciante, não enxergará o comportamento dos números. Os gráficos servem para facilitar a visualização do comportamento destes números. Eles ajudarão o administrador a identificar os picos e os vales, os pontos de máxima e mínima, se existe sazonalidade ou não; enfim, a interpretar todas as informações.
Uma apresentação representa 50% do trabalho
Passadas as fases iniciais de coleta, organização e processamento dos dados, confecção e leitura dos gráficos, com suas devidas notas explicativas, vem o momento da apresentação. Todo o trabalho será considerado medíocre se não tiver uma boa apresentação. Não estamos falando apenas da forma como você fará a oratória, ou mesmo questões de imagem e postura, mas sobre a apresentação gráfica do trabalho.
Gráficos com padrões de cores formais que acompanham tabelas bem formatadas podem dar um upgrade no seu trabalho. Para realizar esta atividade você terá que reunir habilidades, mesmo que em pessoas diferentes que compõem uma equipe, de extrair as informações certas, formatar boas tabelas, elaborar textos explicativos e notas concisas e coerentes e, depois de tudo isto pronto em seu relatório, transferi-lo para um programa de apresentação, compondo um material dinâmico, que ressalte os pontos que você deseja valorizar, que não tenha muitos textos ou cores para não ficar cansativo aos olhos do público.
Neste ponto, percebemos que os números não bastam! E é verdade, eles são extremamente importantes, por isso representam os outros 50% da apresentação.
A leitura do setor ou da corporação sob a ótica de um gestor que tenha a habilidade para trabalhar com dados numéricos possibilita uma tomada de decisão mais próxima do ideal, pois o comportamento social pode ser lido através de dados estatísticos. Quando falamos de administrar um grupo de pessoas, estamos falando de indivíduos com personalidade diferentes, identidades diferentes, mas que naquele momento formam uma identidade coletiva, com gestos e atitudes diferentes do individuo que a compõe.
Por este motivo o gestor deve usar todas as ferramentas científicas disponíveis para realizar a leitura deste comportamento para o bem maior, gerando benefícios às famílias representadas em cada pessoa que integra esta instituição denominada empresa.
Pense nisto!
