O Kanban surgiu no Japão, na área industrial da Toyota, inspirado no abastecimento de prateleiras de supermercado norte-americanos.
Ele segue algumas características dessa estrutura, como o fato de que os produtos eram colocados nas prateleiras, conforme demanda, e retirados pelos próprios consumidores. Além disso, era controlado por forma visual, sendo que as informações principais se encontravam em pequenos cartões.
O método foi adaptado para o processo de recrutamento e seleção, com uso de cartões e de forma visual, para facilitar o entendimento das tarefas e agilizar o andamento de processos.
Neste artigo, falaremos sobre o que é a técnica Kanban no RH, como ele pode ser aplicado e quais as suas vantagens. Continue a leitura e saiba também como implementar uma das metodologias ágeis no RH!
O que é o método Kanban?
Kanban é a palavra japonesa que se refere a “cartões”. É um método utilizado para a gestão de tarefas, que controla as atividades realizadas pelo uso de cartões organizados em colunas, representando o fluxo de trabalho ou etapas de um processo ou projeto. O seu principal objetivo é aumentar a eficiência e, consequentemente, a produtividade das equipes. É uma das metodologias ágeis do RH.
Como o Kanban pode ser aplicado no RH?
Adaptado para o RH, o Kanban é utilizado com cartões coloridos, em que cada cor corresponde a um nível de urgência para a execução da tarefa. Eles vão se deslocando por colunas, representando o fluxo de um processo, o que facilita os estágios de recrutamento e seleção.
Para o processo, o aspecto visual do método torna mais prático o entendimento das tarefas e, por isso, agiliza os procedimentos, aumentando a eficiência e a produtividade, além de melhorar a comunicação e o trabalho em equipe. O primeiro passo para implementar é realizar o mapeamento, contendo a lista das atividades.
As empresas não possuem o mesmo método e, por isso, a organização pode variar, mas a seleção de currículo e entrevistas, por exemplo, podem integrar as colunas. É possível utilizar a técnica, fazendo das colunas as etapas do processo, e cada um dos cartões representando um candidato.
Assim, podemos notar quais deles avançaram e também aqueles que estão se destacando. Fica mais fácil observar e gerir as competências já avaliadas. Um fluxograma com as etapas organiza as tarefas, com possibilidade, inclusive, de acrescentar etapas novas não inseridas anteriormente e retirar algumas que estejam impactando em outra, o que pode atrasar o processo.
Quais as vantagens em adotar o Kanban no RH?
O método Kanban aumenta a agilidade do processo, de forma prática e simples, podendo ser utilizado também em softwares. Listamos os principais benefícios obtidos pelas empresas com a sua implementação. Continue a leitura!
Visualização do fluxo de trabalho
O método Kanban utiliza recursos visuais para representar cada candidato, bem como as etapas percorridas ou a percorrer. O fluxo mostra quais fases devem ser priorizadas no momento, colaborando para o alcance das metas, caso tenham sido estipuladas. No mais, por ser de fácil visualização e entendimento, a comunicação sobre a forma que o processo foi planejado é mais eficiente.
Redução de gastos
Todas as etapas de trabalho, previstas no processo, são acompanhadas e, por isso, é possível reduzir os custos, além de observar os entraves e verificar se há ociosidade durante o procedimento. Uma outra forma de redução do custo é por proporcionar a diminuição do desperdício, devido à rapidez no processo, além de ser mais econômico.
Aumento da produtividade
Por ser uma metodologia prática e não burocrática, é gasto menos tempo, o que aumenta a produtividade da equipe — sendo possível, assim, dimensionar o tempo economizado para outras práticas.
Ao dividir as etapas em colunas, por meio do Kanban no RH, há a possibilidade de distribuir o trabalho entre as pessoas da equipe. Dessa forma, a entrevista pode ter um responsável, a dinâmica pode ter outro, e assim por diante. Ao compartilhar as tarefas, a equipe dinamiza e agiliza o processo, otimizando a produtividade.
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