É fato que todos dispomos das mesmas 24 horas diariamente, isso não há como negar. Porém, o modo como esse tempo é aproveitado por cada um impacta diretamente nos resultados. Logo, é essencial priorizar a gestão de tempo, habilidade fundamental para empreendedores e outros profissionais que têm o dia a dia corrido e a agenda apertada.
Investir nesse processo é crucial para organizar as tarefas e a rotina, evitando a perda de prazos, a sobrecarga e a procrastinação.
Quer entender melhor e aprender dicas estratégicas para melhorar a produtividade? Acompanhe a leitura!
O que é gestão de tempo?
É o processo que envolve planejar, organizar e realizar tarefas visando aproveitar melhor o tempo, mantendo a qualidade e aumentando a produtividade.
Quais os desafios?
É bastante comum que empreendedores e outros profissionais encontrem dificuldades para gerenciar o tempo, ainda mais perante os desafios que podem surgir. Confira alguns dos principais.
Priorizar tarefas
Organizar as tarefas por ondem de prioridade é indispensável para gerenciar bem o tempo. Entretanto, esse é um aspecto individual que vai depender das tarefas que você precisa cumprir.
O segredo é entender seus objetivos e suas metas, compreender prazos e urgências para sequenciar as atividades. Quando houver conflitos, veja o que pode ser negociado ou adiado para dar uma atenção maior ao que realmente é necessário no momento. Isso acaba levando a outro desafio, que é a procrastinação.
Vencer a procrastinação
Quando a pessoa tem muito a fazer e não sabe por onde começar, acaba sofrendo bloqueios que impedem de dar continuidade às atividades.
Manter o foco
Afinal, se a pessoa tiver metas e objetivos bem estabelecidos conseguirá focar no que precisa ser alcançado e ficará mais fácil entender o que é prioridade e organizar as múltiplas tarefas, evitando a procrastinação.
Como gerenciar o tempo sendo um empreendedor ocupado?
Por mais que o processo de gestão de tempo seja desafiador, ele não é impossível. Como explicamos na introdução, é preciso haver planejamento, e com a adoção de algumas estratégias e práticas você conseguirá organizar sua rotina da melhor forma. Veja as dicas que listamos para ajudar.
1. Elimine distrações
Pequenas distrações podem ser suficientes para comprometer sua gestão de tempo. Por exemplo, parar para responder um e-mail, atender mensagens ou prestar atenção em uma notícia que está passando na televisão.
Procure eliminar tudo o que tira o foco do que você está fazendo. Uma dica é estabelecer que você vai realizar essas pequenas atividades durante as pausas entre uma tarefa e outra. Dessa forma, você não deixará de dar atenção a ninguém, mas não comprometerá sua produtividade.
2. Use a técnica Pomodoro
Essa é uma técnica de gestão de tempo que costuma ser muito utilizada por estudantes. Consiste em se dedicar a uma tarefa durante cerca de 25 minutos ou um pouco mais, dando atenção exclusiva para isso, em seguida, descansar cerca de 5 ou 10 minutos e passar para uma próxima atividade.
Assim, é possível organizar diversas tarefas em sequência e dar atenção personalizada para cada uma delas sem se preocupar com a próxima, já que haverá um planejamento organizado antecipadamente para isso. Isso aumenta a concentração e evita perda de foco.
3. Defina objetivos SMART
Se você encontrar dificuldades para priorizar as tarefas na sua gestão de tempo, pode utilizar a ferramenta SMART para estabelecer metas. A sigla significa:
- S (Specific) específica;
- M (Measurable) mensurável;
- A (Attainable) alcançável;
- R (Relevant) relevante;
- T (Time Based) temporal, ou ter prazo para realizar.
Esse método foi desenvolvido com o objetivo de definir metas mais palpáveis e realistas para organizar as atividades estabelecendo prioridades e entendendo o que traz melhores resultados. Então, você consegue estabelecer quais tarefas devem ser realizadas, quando precisam ser concluídas e a ordem ideal para fazer isso.
4. Aprenda a delegar
Você já se perguntou se realmente precisa fazer tudo por conta própria? Muitas vezes, existe a possibilidade de delegar tarefas e atividades para não se sobrecarregar. Então, veja o que não requer a sua intervenção direta, pode ser feito por outras pessoas e comece a delegar. Isso pode ser feito, inclusive, pensando em terceirização de serviços.
5. Use a tecnologia a seu favor
Você pode aproveitar a tecnologia por meio de diferentes aplicativos e ferramentas para automatizar e otimizar suas tarefas. Eles cumprem ações operacionais, fazem pagamentos programados, enviam respostas automáticas e lembretes de compromissos, entre outras funcionalidades. Assim, sua mente fica livre e sem preocupações por não precisar lembrar de tudo.
6. Saiba lidar com imprevistos
Saber lidar com imprevistos é fundamental para quem é empreendedor ou trabalha por conta própria porque algo pode sair do planejamento. O ideal é que você tenha uma saída em mente, caso isso aconteça.
Ter um plano de contingência para momentos como esse ajuda a evitar preocupações excessivas e possibilita resolver a situação em pouco tempo, sem demandar uma grande energia para isso. Então, considere o que poderia desviar do plano inicial e pende em como você conseguiria solucionar isso tomando um novo caminho.
Por que treinar a equipe para isso?
Se você tem uma equipe, é essencial que ela seja treinada para realizar uma boa gestão de tempo também. Ofereça ferramentas e suporte para que esses profissionais consigam otimizar suas tarefas.
Ensine a como aproveitar ao máximo as funcionalidades dessas soluções. Procure eliminar etapas necessárias ou excessivas. Simplifique ao máximo as rotinas. Evite burocracias e converse com esses profissionais para que eles tragam ideias de como as rotinas podem ser otimizadas.
Envolva sua equipe no processo porque ela pode ter uma visão diferente da sua e auxiliar na tomada de decisão sobre o que pode ser feito para que cada um tenha mais eficiência e produtividade. Afinal, se todos estiverem bem alinhados e souberem como fazer a gestão de tempo, você conseguirá delegar ainda mais tarefas, evitando sobrecarga em si.
Quais ferramentas de gestão de tempo podem ajudar?
Existem diversos recursos que você pode adotar para auxiliar na sua gestão de tempo. Como sugerimos, há aplicativos e ferramentas para isso. Algumas boas alternativas são:
- Google Agenda — para programar as suas tarefas e acompanhar cada uma delas;
- Trello — que possibilita o ajuste individual ou em equipe de tarefas e de fluxos de trabalho, com compartilhamento de informações e etapas;
- Todoist — mais uma opção para programação e acompanhamento de tarefas e atividades;
- Evernote — auxilia na criação e na organização de notas e estratégias para gerenciar o tempo;
- Asana — ótima ferramenta de comunicação e colaboração entre equipes;
- Appointlet — ideal para automatizar o agendamento de reuniões;
- Toggl — para o gerenciamento de tarefas, e ainda contribui para agilizar o fluxo de trabalho.
Além da técnica Pomodoro e do método SMART, você ainda pode recorrer ao Kanban ou à metodologia GTD (Getting Things Done).
Para escolher, o ideal é conhecer as alternativas para entender o que cada uma delas oferece e alinhar conforme as suas próprias demandas e a da sua equipe. Dessa forma, terá uma boa estrutura para gerir suas horas e, mesmo tendo uma rotina super ocupada, conseguirá dar conta de tudo com sucesso.
Afinal, a gestão de tempo é um conjunto de práticas e ações, e como você conheceu os desafios dela, será mais fácil se organizar agora. Lembre-se de definir metas, priorizar e delegar tarefas, usar técnicas e tecnologias, lidar com os imprevistos e treinar sua equipe. Aliar tudo isso a ferramentas de gestão garantirá mais produtividade para você.
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