Por Lygia Pontes
A reputação das reuniões tem piorado a cada dia. Muitos profissionais não aguentam mais participar desses encontros que, na maioria das vezes, são total perda de tempo. E a responsabilidade por isso é justamente deles…
Aposto que você já passou dias inteiros em reuniões intermináveis. Uma atrás da outra. E, quando a última acabou, você pensou: “Que bom! Agora vou trabalhar.” Pense bem: esses compromissos não são parte das suas atividades profissionais?
O problema é que as reuniões passaram a ser usadas para os profissionais falarem de temas nada relevantes, se queixarem de algo ou alguém ou, simplesmente, se desligarem das responsabilidades. Mas, se forem bem organizadas, podem salvar muitos projetos, já que ter várias pessoas reunidas falando sobre o mesmo assunto, permite que todos fiquem alinhados e otimiza recursos. Para utilizar as reuniões da melhor forma possível, destaco algumas recomendações:
1. Avalie se precisa ir
Você não vai ao banco quando, na verdade, precisa de uma consulta médica. É a mesma coisa com as reuniões. Não assuma um compromisso se não tiver que estar lá. Por isso, antes de dizer sim, faça essas perguntas a si mesmo(a):
– Qual o objetivo do encontro e qual o tema principal?
– Existe alguém da minha equipe que conhece o assunto melhor do que eu?
– Esse assunto pode ser resolvido por e-mail ou telefone?
– Quais as minhas prioridades no trabalho? Essa reunião se encaixa nessa lista?
2. Seja pontual
Chegue sempre alguns minutos antes da reunião começar. Mesmo que você não a lidere, sempre há algo para fazer, como pegar água e café. Se a reunião não for no seu escritório, verifique o tempo de deslocamento e bloqueie sua agenda.
3. Participe de verdade
Se decidiu participar da reunião, é porque ela é importante para o seu trabalho. Por isso, nada de se distrair. Também é essencial que você faça perguntas para esclarecer suas dúvidas e evitar que o encontro se desdobre em e-mails, telefonemas e mensagens, ou seja, perda de tempo.
4. Defina próximos passos
Nunca deixe a sala sem falar especificamente sobre o que fazer a seguir e faça isso de forma organizada e alinhada com todos os participantes.
5. Reserve um tempo
Sair de uma reunião e entrar em outra em seguida pode fazer você esquecer algo importante ou até prejudicar sua concentração na próxima atividade. Por isso, reserve alguns minutos para olhar suas anotações, compreender o que deve fazer, delegar atividades etc.
Bom trabalho!
Lygia Pontes é consultora em Comportamento, Comunicação e Gestão. Auxilia empresas e pessoas a identificarem e solucionarem problemas importantes antes de se tornarem urgentes.
