Manter pequenas empresas em conformidade com a legislação trabalhista é um desafio constante. Para muitos gestores, basta um deslize simples para receber notificações e penalidades que podem pesar no orçamento e na reputação do negócio. Entre dúvidas sobre documentos, prazos, contratos e direitos, o risco de autuações nunca está longe.
Neste artigo, serão apresentados os principais cuidados e soluções práticas que ajudam a evitar surpresas desagradáveis relacionadas à gestão de pessoas e obrigações legais, incluindo como o uso de ferramentas como as da Catho Empresas pode contribuir para processos mais seguros.
Por que PMEs sofrem mais com multas trabalhistas?
Quem administra uma PME já percebeu: os erros trabalhistas parecem encontrar essas empresas com mais facilidade. A ausência de um setor exclusivo de Recursos Humanos, acúmulo de funções e o desconhecimento de normas são fatores que aumentam o risco de autuações. Muitas vezes, o próprio dono faz tudo: contrata, registra, paga salário e resolve documentos. Nessas horas, detalhes legais passam despercebidos.
Segundo relatos do setor, grande parte das pequenas empresas deixa de cumprir regras básicas como o registro no eSocial, pagamento de FGTS e controle de ponto correto. A legislação trabalhista tem mudado ao longo dos anos, o que exige atenção constante. O resultado? Muitas multas acontecem quando o empreendedor menos espera.
Erro 1: Falta de registro e documentação incompleta
Um dos problemas mais comuns é iniciar o trabalho de um novo colaborador sem toda a papelada pronta ou registro devidamente lançado. Isso pode criar uma situação difícil em uma eventual fiscalização. O artigo 41 da CLT é claro: todo empregado deve ser registrado desde o primeiro dia.
- Admissão iniciada sem exame médico
- Carteira de trabalho não assinada a tempo
- Ausência de contrato escrito
- Documentos pessoais faltando ou não atualizados
Quando a documentação está incompleta, a infração é praticamente certa. Uma saída recomendada por especialistas é manter uma lista simples dos documentos obrigatórios:
- Carteira de trabalho (CTPS)
- Exame admissional
- Ficha de registro e contrato de trabalho
- Comprovantes de recolhimento de FGTS e INSS
Quem consegue organizar essas informações desde o início reduz drasticamente o risco de multas. No caso da contratação de Pessoas com Deficiência (PcD), utilizar plataformas como as disponibilizadas pela Catho Empresas pode garantir acesso a laudos médicos validados e documentos essenciais para atendimento às cotas, evitando notificações e prejuízos financeiros.
Erro 2: Jornada mal controlada e horas extras não registradas
Controlar a jornada é um dos pontos sensíveis em qualquer pequena empresa. Basta um equívoco no acompanhamento das horas para o colaborador pedir revisão ou, pior, a fiscalização detectar irregularidades. O erro se replica quando:
- Não existe registro de entrada e saída
- A jornada ultrapassa os limites e não há acordo por escrito
- Horas extras não aparecem no contracheque
- Folha de pagamento não evidencia todos os adicionais
Segundo consultores consultados, um controle, mesmo manual, já diminui os riscos. Existem apps gratuitos e soluções na nuvem, mas uma planilha simples pode dar conta do básico para empresas pequenas. Os dados devem ser guardados por, no mínimo, cinco anos.
Para quem busca mais praticidade, sistemas de recrutamento como o "Recrutamento Perfeito" da Catho Empresas ajudam a iniciar o contato com os profissionais certos e facilitam acordos transparentes sobre jornada e direitos. Manter tudo documentado é o segredo.
Erro 3: Erros na admissão e demissão
O início e o fim do ciclo de trabalho são momentos críticos. Admissão sem exame médico pode gerar impedimento para o colaborador e perguntas difíceis ao gestor. Já na demissão, a correria e o desejo de “resolver rápido” acabam por gerar falhas como:
- Não fornecer a documentação exigida (TRCT, guias de FGTS, seguro-desemprego)
- Pendências no pagamento das verbas rescisórias
- Desrespeito aos prazos legais para quitação e entrega de documentos
- Falta de justificativa formal para demissões por justa causa
Um erro na rescisão pode levar a autuações, reclamações judiciais e até bloqueios fiscais. Para evitar problemas, usar um checklist rescisório é muito útil:
- Calcular corretamente todas as verbas: salário, férias, 13º, aviso-prévio, FGTS
- Emitir e entregar os recibos
- Entregar TRCT e guias para saque do FGTS
- Fornecer as informações ao eSocial dentro do prazo
Ferramentas digitais podem apoiar nessa organização, assim como materiais de referência sobre obrigações trabalhistas são fontes confiáveis para tirar dúvidas rapidamente.
Como organizar processos para evitar multas no dia a dia?
Algumas rotinas simples facilitam o cumprimento da lei mesmo para quem não tem um RH profissional na empresa. Uma solução é criar checklists para momentos-chave como admissão, acompanhamento de jornada e rescisão:
- Ter um arquivo digital e físico dos principais documentos
- Atualizar dados dos colaboradores periodicamente
- Agendar exames admissionais e demissionais com antecedência
- Registrar todos os acordos e comunicados por escrito
- Ficar atento a mudanças legais consultando portais especializados
O acompanhamento constante de mudanças, com atualização de processos e treinamentos rápidos, é indicado para evitar erros. No caso de estágios e contratos diferenciados, usar plataformas que oferecem gestão de pessoas e modelos prontos de contrato traz agilidade.
Empresas que usam teses como a Busca Certa, que testam habilidades e registram cada etapa do processo seletivo, têm uma camada extra de segurança, pois constroem um histórico detalhado de cada contratação.
É possível encontrar mais dicas sobre boas práticas e como reduzir a rotatividade de profissionais em fontes que abordam as rotinas do RH.
Conclusão
Adotar algumas técnicas simples de organização, manter checklist à mão e buscar orientação em ferramentas confiáveis faz toda diferença para pequenas empresas que querem fugir de problemas com fiscalizações. Assim, além de evitar autuações, cria-se um ambiente seguro para o crescimento do negócio.
Para quem deseja contratar de maneira segura, encontrar talentos ou atualizar sua rotina trabalhista, vale conhecer as soluções que a Catho Empresas oferece em recrutamento, gestão e documentação. Comece já a mudar sua rotina de contratação e evite prejuízos desnecessários.
Perguntas frequentes
Multas trabalhistas são penalidades financeiras aplicadas pelo descumprimento das regras e leis que regulamentam as relações de trabalho. Elas surgem quando a empresa comete falhas como deixar de registrar funcionários, atrasar pagamento de direitos ou não fornecer documentos obrigatórios.
Para evitar autuações, é fundamental manter todos os registros e documentos atualizados, realizar exames admissionais, controlar corretamente as jornadas e acompanhar mudanças na legislação. A prática de checklists e a busca por orientações seguras são grandes aliadas.
Entre os erros mais comuns estão: falta de registro do funcionário, documentação incompleta, atraso no exame admissional e rescisão sem pagamento correto das verbas. A não observância do eSocial e problemas no recolhimento de FGTS também figuram nas principais causas.
O funcionário deve ser registrado no eSocial, ter exames admissionais atualizados, contratos devidamente assinados e folha de pagamento detalhada. Organizar arquivos físicos e digitais com toda documentação e revisar periodicamente procedimentos ajuda a manter tudo conforme exige a lei.
O valor pode variar bastante, desde pequenas taxas por atraso até cifras que ultrapassam milhares de reais em autuações graves, principalmente em caso de reincidência. Manter a rotina organizada e buscar apoio de soluções confiáveis em gestão é o caminho para evitar esses custos extras.
