Prevista para junho de 2014, a norma fiscal e-Social mudará algumas rotinas no departamento de Recursos Humanos das empresas. Para tal mudança é fundamental os funcionários saberem qual a função da norma e o que muda com ela.
O e-Social é um projeto do governo federal que vai coletar as informações descritas no objeto do e-Social, armazenando-as no Ambiente Nacional do e-Social, possibilitando aos órgãos participantes do projeto sua efetiva utilização para fins previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS.
“Sabemos que o objetivo do projeto e-Social é aumentar ainda mais a transparência nas relações entre as empresas e seus empregados, além de melhorar a eficiência e a eficácia na fiscalização, reduzir a burocracia e reduzir as fraudes que ultrapassam a casa do bilhão”, afirma Leandro Felizali, diretor comercial da Vinco – empresa brasileira especializada em soluções de integração de dados fiscais para empresas de informática e escritórios de contabilidade.
O impacto para os profissionais da área está principalmente no entendimento de toda a legislação aplicável, mobilização das equipes dedicadas ao projeto, normalização e qualidade das informações relevantes incluindo:
- Rubricas da folha de pagamento;
- Lotações e Departamentos;
- Cargos;
- Funções;
- Horários de trabalhadores;
- Estabelecimentos e obras de construção civil;
- Processos administrativos e judiciais;
- Operadores Portuários, cadastrados pelo OGMO – Órgão Gestor de Mão de Obra.
“Além da organização das equipes e dos processos, para obter sucesso na implantação do e- Social, é fundamental destacar os fatores críticos de sucesso relacionados à tecnologia da informação, dentre os quais devemos considerar a disponibilidade de infraestrutura para armazenamento dos recibos, capacidade de processamento, link de comunicação de dados e utilização dos webservicesdisponibilizados pelo projeto e-Social”, explica Felizali.
Qual é a aplicabilidade do e-Social?
De acordo com o cronograma de implantação estabelecido pelo e-Social a adoção deverá obedecer a seguinte ordem:
Empresas tributadas pelo Lucro Real
- Cadastramento inicial deve ser feito até 30/04/2014;
- O envio de eventos mensais de folha e apuração de tributos deve iniciar até 30/05/2014;
- Substituição da GFIP a partir de 07/2014.
MEI e Pequeno Produtor Rural
- Implantação do e-Social com Recolhimento unificado – final do 1º semestre de 2014;
Empresas tributadas pelo Lucro Presumido e Empresas do Simples Nacional
- O Cadastramento inicial deve ser feito até 30/09/2014;
- O envio de eventos mensais de folha e apuração de tributos deve iniciar até 30/10/2014;
- Substituição da GFIP a partir de 11/2014.
Quais benefícios o e-Social trará?
Para as empresas que ainda não iniciaram o projeto ou que gostariam de adequar as melhores práticas, podemos destacar alguns potenciais benefícios:
- Revisão dos processos internos;
- Elaboração de um plano de ação;
- Definição de prazos e responsáveis incluindo os terceiros;
- Ajuste dos prazos e dos processos de acordo com o cronograma do e-Social;
- Conformidade com a legislação do e-Social;
- Maior envolvimento do departamento jurídico e TI.
O prazo de 30 de abril deste ano para carga inicial trará inúmeros riscos para as empresas o que já demanda toda a atenção com relação ao cadastro dos funcionários, dados do empregado e empregador, identidade do funcionário, conta corrente, tabela de cargos e salários e tabela dos estabelecimentos, dentre outros riscos inerentes a todo o processo de mudança do meio físico para o eletrônico.
“Entretanto, para as empresas que enxergarem o projeto como uma oportunidade, será um ótimo momento para a criação de um modelo de governança de processos, orientado a gestão de eventos e não apenas ao atendimento das obrigações sem capturar benefícios. Além disso, elevar o nível de maturidade com transparência e qualidade das informações e atendimento inequívoco dos prazos é o sonho de consumo de qualquer empresa”, conclui Leandro.
