Érica Nacarato
Não é difícil encontrarmos algum profissional reclamando do excesso de reuniões em sua empresa. Qualquer problema, novo projeto ou solução para uma questão, é motivo para as pessoas pararem o que estão fazendo e se reunirem em uma sala de reunião. Mas, afinal, para que serve a reunião? Quando é realmente necessário movimentar as pessoas e porque tantos chefes marcam diversos encontros ao longo da semana?
Para o consultor e coach de executivos, Abraham Shapiro, a origem da palavra reunião tem como raiz ?união', cujo significado é ?atingir a unidade'. "Logo, já que reunião significa ?agrupamento de pessoas num mesmo local para tratar de algum assunto', eu acrescento que o real significado deste agrupamento é buscar atingir a unidade, a convergência, a uniformidade de opiniões, o consenso em relação a um determinado tema".
No entanto, para atingir o resultado esperado, as pessoas precisam aprender a trabalhar em equipe, e para Fernando Henrique da Silveira Neto, especialista em desenvolvimento gerencial, aqui no Brasil as pessoas não têm muito essa prática, e falta um pouco de organização, disciplina e método. "Em outros países, as falas são mais objetivas e a reunião não é para fazer social. Aqui, as pessoas sabem fazer, mas não tomam o cuidado para fazer direito, e aí descamba".
Uma reunião mal planejada, ou pior, feita desnecessariamente, é pura perda de tempo e enfraquece o poder do líder, explica Shapiro, já que foi realizada sem objetivo e necessidade, além de entediar as pessoas e as educar de modo distorcido a respeito dos conceitos sobre os quais a empresa se fundamenta. Segundo o consultor, há vários motivos que levam um profissional a realizar reuniões constantes: "muitas vezes é para mostrar poder, outras, por falta de conceitos claros a respeito de como gerir pessoas, isto é, como fazê-las funcionar com alta produtividade e qualidade. Há também os que põem para fora os seus problemas psicológicos de insegurança, como autoconfiança zero e baixa autoestima, e por estas razões, querem envolver-se com pessoas com o propósito de sentirem-se supridos. Há aqueles, ainda, que não confiam suficientemente em sua equipe a ponto de realizar as devidas delegações de tarefas e acabam usando as reuniões como forma de controle e avaliação".
Planejamento é a melhor saída para evitar reuniões desnecessárias e cansativas, ou seja, que poderiam durar meia hora, mas se estendem por horas. Fernando aconselha a fazer uma pauta antes de unir as pessoas, algo informal apenas para guiar a reunião, além de informar os convocados sobre o tema, dizer quanto tempo terá de duração, e ter critério de convocação, mobilizando apenas as pessoas significativas. "Limitar o número de assuntos é, também, muito importante para a reunião não durar horas. Não adianta convocar uma reunião e dizer que ela será de uma hora, sendo que você tem sete ou oito assuntos para tratar. Em uma hora, você só irá comunicar esses assuntos e não os discutirá com profundidade. E quanto mais você estende, mais chances tem da pessoa se desligar e lembrar-se das coisas que tem para fazer".
Shapiro também defende que critérios claros de convocação são um dos pontos essenciais para tornar uma reunião produtiva. "Conceitualmente, produtividade é a razão entre quantidade produzida e tempo, ou seja, é o quanto se produz de qualquer coisa por uma unidade de tempo - hora, minuto, dia. Nos modelos mais modernos de gestão de pessoas, produtividade deixou de ser apenas a quantidade produzida ou realizada. É também qualidade. Assim, para que uma reunião seja produtiva é preciso que, além de critérios claros de convocação, se tenha ordem de participação dos envolvidos, respeito entre todos, regras para intervenção, eleição das pautas que a comporão ou informe antecipado do tema a ser discutido e, se possível, horário de início e finalização a fim de que as pessoas se programem. Quando tratar-se de um assunto a ser discutido até a exaustão, deve-se informar os participantes de que a reunião só finalizará quando a convergência ou consenso ocorrer em 100%. Neste caso, todos saberão que ela só terá horário de início, mas haverá a vantagem de poderem rearranjar suas agendas e até de se preparem psicologicamente para o cansaço. Outro aspecto importante a ser previsto, em casos de longa duração de uma reunião, é a providência de um coffee break em que se proveja algum alimento e bebida com o fim de suprir necessidades físicas quando o horário supera as ocasiões de almoço ou jantar".
Assim, ministrar uma reunião não é uma tarefa tão simples como a grande maioria das pessoas acredita. É preciso planejamento, preparo e saber conduzir os assuntos de forma clara e o menos cansativo possível. Por isso que, ao perceber que a reunião não está tendo mais efeito, que virou um encontro social ou um fórum de dúvidas ou de disputas pessoais, é a hora de encerrá-la.
Para aprender a administrar uma reunião há cursos, leituras e outras práticas que podem auxiliar o executivo. Abraham Shapiro, por exemplo, sugere o estudo - e não apenas a leitura - de dois livros: "O Gerente Minuto" e "O Gerente Minuto em Ação", de Kenneth Blanchart e Spencer Johnson. Após estas leituras, há vários livretos com sugestões breves e profícuas sobre as bases de uma boa reunião.
"Eu dou muito valor para a reunião, mas a considero como uma viagem de barco, em que é preciso ter um número adequado de pessoas e dizer o tempo de duração, para as pessoas se prepararem. É preciso ter cuidado antes que ela aconteça. Se você a planejar bem, terá um grande percentual de chance que ela dê certo", conclui Fernando Henrique da Silveira Neto.
